Pwysigrwydd gwytnwch ac ymatebolrwydd deiliaid grant y Gronfa Ddigidol ar yr adeg hon

Mae Cat Ainsworth, Cyd-sylfaenydd The DOT PROJECT yn trafod ei mewnwelediadau o'r ffactorau sy'n galluogi deiliad grant y Gronfa Ddigidol a'u timau i fod yn ymatebol iawn ar yr adeg hon o COVID-19.

Nawr, yn fwy nag erioed, bydd digidol yn chwarae rhan hanfodol wrth ddarparu cefnogaeth achub bywyd, cyrraedd cymunedau bregus a chysylltu pobl i wella ansawdd bywyd. Fel Tîm Cymorth teimlwn gyfrifoldeb ar y cyd i sicrhau bod y sgiliau a'r arbenigedd sydd ar gael i ddeiliaid grant digidol yn amserol ac ymatebol i'w sefyllfaoedd sy'n esblygu.

Mae sefydliadau, eu gweithluoedd a'r cymunedau maen nhw'n eu cefnogi yn wynebu newid digynsail. Gydag ychydig iawn o amser i baratoi mae pobl yn cael eu gorfodi i ailfeddwl sut maen nhw'n byw ac yn gweithio. Dros y pedwar diwrnod diwethaf mae'r Tîm Cymorth wedi bod yn siarad â deiliaid grant y Gronfa Ddigidol i asesu sut mae eu hanghenion a'u heriau'n newid mewn ymateb i argyfwng COVID-19. Mae llawer i'w ddysgu ac rydym i gyd yn dal i ddysgu. Yn y swydd hon roeddem o'r farn y byddai'n ddefnyddiol tynnu sylw at y ffactorau sy'n ymddangos fel pe baent yn galluogi sefydliadau a'u timau i fod yn ymatebol iawn ar hyn o bryd.

Mae sefydliadau sydd eisoes yn hyderus wrth ddefnyddio offer digidol ar gyfer cydweithredu ac sy'n gweithio'n llawn o bell, neu'n gweithio o bell yn aml, wedi gallu newid i weithio gartref yn gyflym iawn. Lle mae timau’n teimlo’n hyderus yn y ‘sut’ ymarferol o ddefnyddio teclyn fel Zoom neu Microsoft Teams gallant nodi’n hawdd sut y gellir defnyddio’r offer hyn i addasu i’r sefyllfa bresennol.

Mae diffyg hyder yn rhwystr. Nododd mwyafrif y sefydliadau yr ydym wedi siarad â hwy hyd yn hyn, er bod eu tîm canolog neu staff y brif swyddfa yn weddol hyderus, roedd staff rheng flaen sydd wedi arfer darparu gwasanaethau wyneb yn wyneb yn llai hyderus ynghylch defnyddio offer digidol. O ganlyniad, mae angen i'r sefydliadau hyn dreulio amser ar uwchsgilio pobl yn gyflym yn eu gweithlu cyn cyflwyno unrhyw weithgareddau newydd.

Mae trawsnewid eich sefydliad a'ch gwasanaethau i ddod yn fwy digidol fel arfer yn cymryd amser. Mae'n aflonyddgar ac mae diwylliant cadarnhaol, sy'n naturiol yn cofleidio'r newidiadau a ddaw yn sgil digidol, yn alluogwr allweddol. Ar hyn o bryd mewn amser mae sefydliadau sydd eisoes â diwylliant cadarnhaol a galluog ar gyfer newid yn dangos y gallu i addasu i’r ‘normal newydd’ yn gyflym. Mae diwylliant sefydliadol cadarnhaol yn edrych yn wahanol i bob sefydliad, ac yn sylfaenol mae'n cael ei yrru a'i greu gan y bobl sy'n gweithio mewn sefydliad.

Ble gall sefydliadau ddefnyddio eu data eu hunain a data sy'n deillio o ystadegau cenedlaethol i fodelu gwahanol senarios eu bod yn gallu cynllunio eu hadnoddau a gwaith trwy senario dulliau i baratoi ar gyfer gwahanol bosibiliadau. Mae sefydliadau mwy ymhlith deiliaid grant y Gronfa Ddigidol wedi nodi eu bod yn cynnal yr ymarfer hwn sy'n eu galluogi i golyn yn gyflym wrth i'r sefyllfa newid mor gyflym.

Pryder beirniadol a brys i sefydliadau ar hyn o bryd yw sut i gyrraedd y bobl fwyaf agored i niwed a mwyaf ymylol. Ychydig neu ddim mynediad at ddyfais ddigidol a/neu ychydig neu ddim mynediad i'r rhyngrwyd bellach yw un o'r anghenion mwyaf dybryd i rai defnyddwyr gwasanaeth. Mae sefydliadau sydd â chysylltiad â'u defnyddwyr gwasanaeth, ac sy'n gwybod pwy yw'r bobl fwyaf agored i niwed ac ar yr ymylon, bellach mewn sefyllfa i ganolbwyntio adnoddau ar sut i sicrhau bod gan y grwpiau hyn fynediad i'r rhyngrwyd. Bydd yn cymryd mwy nag un sefydliad i ddatrys yr her hon, felly mae cysylltu sefydliadau â'i gilydd sy'n wynebu'r broblem hon yn gyfrifoldeb allweddol i'r tîm cymorth.

Mae sefydliadau sydd eisoes â strwythurau data clir a mecanweithiau adborth ar waith i ddeall yr hyn sydd ei angen ar eu defnyddwyr gwasanaeth ar hyn o bryd mewn sefyllfa dda i ymateb. Mae'r sefydliadau hyn yn gallu deall mewn amser real sut mae gwybodaeth ar eu gwefan yn cael ei defnyddio, nodi tueddiadau yn yr hyn y mae unigolion eisiau ei wybod pan fyddant yn galw llinellau cymorth a defnyddio technegau fel gwrando cymdeithasol i adeiladu gwybodaeth am sut mae anghenion gwasanaeth yn newid. Mae sefydliadau sy'n gallu casglu mewnwelediad mewn amser real yn gallu ail-lunio neu drawsnewid gwasanaethau yn gyflym yn gyflym.

Ar yr adeg hon rydym yn sylwi ar ddau brif ymateb gan ddeiliaid grant y Gronfa Ddigidol yr ydym wedi siarad â nhw. Ar y naill law mae rhai sefydliadau'n teimlo bod angen iddynt gyflymu rhai agweddau ar eu dull digidol a gallant nodi pa weithgareddau sydd angen symud ymlaen ar frys. Ar y llaw arall mae rhai sefydliadau mewn sefyllfa lle mae'n anodd iawn nodi beth yw'r blaenoriaethau brys. Ar eu cyfer mae'n teimlo bod blaenoriaethau'n gwrthdaro o gael staff ar-lein ac yn gallu gweithio gartref i deimlo eu bod yn cael eu peledu â cheisiadau am gefnogaeth gan ddefnyddwyr gwasanaeth. Mae'n ymddangos bod sefydliadau sy'n gallu nodi'r blaenoriaethau brys yn gallu canolbwyntio ymdrechion tîm ac egni o amgylch y blaenoriaethau hynny.

Mae rheoli galw gan ddefnyddwyr gwasanaeth wedi bod yn thema gyffredin ar draws yr holl ddeiliaid grant. Mae pob sefydliad yr ydym wedi siarad ag ef hyd yn hyn wedi nodi bod gallu uwchraddio seilwaith i ymdopi â'r galw yn gyflym wedi bod yn allweddol.

Rhoddodd un sefydliad yr enghraifft o roi linellau ffôn lluosog ar waith ar gyfer eu llinell gymorth sydd, pythefnos yn ôl, dim ond yn un llinell. Mae'r sefydliad hwn yn gallu gwneud uwchraddio i eu system yn gyflym oherwydd y gallent wneud y penderfyniad ar fuddsoddiad yn gyflym (heb arwydd cyllideb biwrocrataidd oddi ar y broses), bod ganddynt bobl ar eu tîm gyda'r wybodaeth briodol i benderfynu pa system uwchraddio oedd ei angen ac maent yn gweithio gyda darparwr system ymatebol y gellir ymddiried ynddo. Mae uwchraddio y system yn y sefyllfa hon yn galluogi'r sefydliad i gynyddu ei allu i reoli galw o fewn prynhawn.

Mae pawb, yn ddieithriad, yn wynebu newid ar lefel bersonol. Ochr yn ochr â newid i ffordd fwy rhithiol o weithio mae unigolion yn mynd i'r afael â sut i uno eu bywydau personol a phroffesiynol. O edrych ar ôl plant ochr yn ochr â gwaith i ymdopi â byw ar eu pennau eu hunain heb fawr o gyswllt dynol am gyfnod anhysbys o amser mae pobl dan straen. Ar yr adeg hon mae sefydliadau'n blaenoriaethu caredigrwydd.

Ar yr adeg hon fe'n hatgoffir bod y rhai sy'n gweithio yn y sector elusennol yn dewis galwedigaeth. Mae'r sector elusennol yn greiddiol iddo yn weithlu sy'n cael ei yrru gan dosturi ac agwedd ofalgar iawn. Mae hyn mor bwysig ar hyn o bryd i staff ac i'r cymunedau maen nhw'n gweithio gyda nhw, yn enwedig unigolion sy'n agored i niwed. Ein her ar y cyd yw sut i flaenoriaethu caredigrwydd ymhell ar ôl i'r argyfwng hwn ddod i ben.

Mae PROSIECT DOT, Shift a CAST yn darparu gwasanaethau craidd Tîm Cymorth y Gronfa Ddigidol, gyda chefnogaeth rhwydwaith o sefydliadau ac arbenigwyr pwnc.

****

Rydyn ni'n dwyn ynghyd yr hyn rydyn ni'n ei ddysgu gan ein deiliaid grant am eu hymateb i'r pandemig coronafeirws. Ewch i'n tudalen Mewnwelediadau COVID-19 i gael y wybodaeth ddiweddaraf.