Arwain newid cyflym ar raddfa: arweinyddiaeth, digidol a chysylltiad yn ystod #COVID19

Mae Laura Bunt, Dirprwy Brif Weithredwr We Are With You, yn myfyrio ar brofiad elusen o bandemig COVID-19 a sut maent yn wynebu heriau beunyddiol trosglwyddo’n gyflym i weithio digidol wrth gynnal y cysylltiad â’r gymuned, cydweithwyr a phartneriaid.

Mae hi’n ddiwedd mia Mawrth, eiliad lle gallem gyfeirio ati’n ddiweddarach fel ‘diwedd y dechrau’ yr argyfwng coronafeirws. Rwy'n ymwybodol y gallai ceisio ysgrifennu unrhyw beth am ymateb i'r sefyllfa hon nawr fod yn ysgytwol. Felly, daw cafeat enfawr i'r swydd hon: ni allwn o bosibl wybod sut y bydd pethau'n esblygu dros yr wythnosau a'r misoedd nesaf. Y cyfan y gallwn ei wneud yw gwneud ein gorau yn yr amseroedd heriol hyn a bod yn ddiolchgar am arbenigedd a gwaith caled y GIG a thimau gofal cymdeithasol wrth ofalu amdanom.

Mae With You yn un o’r sefydliadau sy’n ffodus i fod yn rhan o ariannu’r Loteri Genedlaethol. Fel gwasanaeth cenedlaethol, rydyn ni'n helpu cannoedd ar filoedd o bobl y flwyddyn i oresgyn problemau gyda chyffuriau, alcohol ac iechyd meddwl.

Ar hyn o bryd, mae ein staff a'n partneriaid yn wynebu heriau dirifedi o ddydd i ddydd gan eu bod yn gweithio'n galed i gadw pobl yn ddiogel yng nghyd-destun coronafeirws, yn enwedig gan fod gan lawer ohonynt gyflyrau iechyd sylfaenol, gallant fod yn ddigartref neu'n byw mewn tlodi. Mae pwysau ar unwaith yn sicrhau y gall pobl ddal i gael gafael ar feddyginiaeth hanfodol ac offer diogel ac yn helpu pobl ag arwahanrwydd cymdeithasol a fydd yn effeithio ar y perthnasoedd, yr arferion a'r gofal therapiwtig sy'n cefnogi adferiad.

Mae llawer o elusennau, gwasanaethau cyhoeddus a chwmnïau bellach yn mynd trwy gyflymiad enfawr o drawsnewid digidol a allai fod wedi cymryd blynyddoedd ar adegau eraill. Rydym wedi dewis buddsoddi mewn sgiliau, llwyfannau a gwasanaethau digidol dros yr ychydig flynyddoedd diwethaf (gyda chefnogaeth y Loteri) ac yn ystod yr wythnosau diwethaf rydym wedi gweithio ar gyflymder i gefnogi ein staff a'n cymunedau wrth iddynt addasu i realiti newydd ymbellhau cymdeithasol a ynysu. Mae'r ffordd yr ydym yn croesawu newid wedi creu argraff arnaf, ond nid yw hynny'n ddim o'i gymharu â'r balchder llethol yr wyf wedi'i deimlo yn ystod yr wythnosau diwethaf gan fod timau wedi ailgynllunio'n sylfaenol sut y maent yn gweithio bron dros nos.

Mae cefnogi'r trawsnewid cyflym hwn yn her arweinyddiaeth enfawr, heb sôn wrth geisio rheoli cyllid mawr ar yr un pryd, a risgiau iechyd a diogelwch i staff a chleientiaid. Roedd rhan o'n hymrwymiad i'r Loteri yn ymwneud â rhoi cynnig ar bethau, dysgu a rhannu ein profiadau, felly yn yr ysbryd hwnnw dyma rai pethau rydyn ni'n eu dysgu am arwain y math hwn o newid.

Rydyn ni i gyd yn gweithio allan beth mae'n ei olygu i weithio o bell i lefel hollol newydd. Mae unrhyw sefydliad mawr yn dibynnu ar rwydweithiau a pherthnasoedd i gyflawni pethau, ac felly mae helpu pobl i deimlo eu bod yn ymgysylltu ac yn gysylltiedig â'r sefydliad cyfan yn golygu llawer o amser yn ymuno â'r dotiau. Mae hyn yn cymryd llawer o ymdrech ar yr adegau gorau, yn enwedig mewn sefydliadau rhwydwaith mawr lle mae'n cymryd amser i gymryd rhan a datblygu prosesau clir ar gyfer gwneud penderfyniadau a llwybrau ar gyfer cyfathrebu. Mae'n cymryd amynedd a dewrder.

Rwyf wedi dysgu pa mor bwysig yw bod pobl yn clywed 'fi' yn y ffordd yr wyf yn ysgrifennu ac yn siarad â phobl, yn hytrach nag unrhyw beth sy'n teimlo yn rhy corfforaethol. Rydyn ni i gyd yn ddynol ac eisiau teimlo mewn cysylltiad â'n gilydd, nawr yn fwy nag erioed.

Mae hyn yn bwysig ar draws ffiniau sefydliadol hefyd. Mae wedi bod yn ysbrydoledig gweld sut mae elusennau a gwasanaethau cyhoeddus wedi bod yn cydweithredu dros yr wythnosau diwethaf, p'un a yw hynny i ddylanwadu ar bolisi'r Llywodraeth neu adeiladu rhwydweithiau newydd ar gyfer gwirfoddoli, codi arian a darparu gwasanaethau. Rwy'n gobeithio bod hyn yn arwyddo ac yn annog clymbleidiau a sefydliadau newydd a all ein helpu i rannu a dysgu gyda'n gilydd yn y dyfodol, megis y gefnogaeth ymarferol y mae'r Catalydd yn ei rhoi neu ymdrechion eiriolaeth NCVO, Collective Voice ac eraill.

Mae pobl yn ddiddiwedd yn greadigol ac yn wydn, ac yn aml daw'r syniadau gorau gan y bobl sydd agosaf at y sefyllfaoedd sy'n datblygu. Nid yw arweinyddiaeth yn ymwneud â chael yr holl atebion; mae'n ymwneud â gofyn y cwestiynau cywir, cefnogi timau i weithio gyda'i gilydd ac ymddiried y byddant yn dod o hyd i atebion eu hunain. Cydnabu’r Loteri hyn wrth ddylunio ei gronfa Ddigidol, a oedd yn caniatáu inni ddefnyddio’r arian i recriwtio ac ymgorffori sgiliau a galluoedd newydd yn y sefydliad heb neilltuo’r arian o amgylch cynhyrchion penodol.

Mae cael y gallu digidol a dylunio mewnol hwn i weithio ochr yn ochr ag arbenigwyr pwnc a phobl sy'n defnyddio neu a allai ddefnyddio ein gwasanaethau wedi golygu ein bod wedi gallu symud yn gyflym ac ymateb i gyd-destun a blaenoriaethau newydd coronafeirws, yn hytrach na gorfod dadflino cynlluniau prosiect manwl a dod o hyd i adnoddau newydd. Mae llawer o waith sydd wedi bod ar y gweill ers cryn amser wedi dod yn fwy amserol yn sydyn, boed yn gyngor hunangymorth ar ein gwefan, er enghraifft ynglŷn â rheoli blys neu ymlacio gartref, neu gyfleoedd i gynyddu sgwrsio ar-lein a gwasanaeth allgymorth i gefnogi pobl os yn ynysig.

Ni all neb ddweud sut y bydd yr wythnosau a’r misoedd nesaf yn esblygu, ond mae’n debygol y bydd y byd yn edrych yn wahanol iawn pan fyddwn yn dod allan o coronafeirws. Wrth i ni fynd i'r afael â'r penderfyniadau o ddydd i ddydd, mae'n rhaid i ni gadw llygad ar y tymor hwy a'r goblygiadau ar gyfer y dyfodol.

Pa gynseiliau rydyn ni'n eu creu nawr nad ydyn ni eisiau eu colli? Pa sylfeini rydyn ni'n eu rhoi ar waith nawr y gallwn ni adeiladu arnyn nhw? Beth allwn ni ei ddysgu o'r ffordd rydyn ni'n ymateb heddiw a fydd yn ein helpu yn y dyfodol? Mae angen i ni fod yn fedrus wrth ddal gweledigaeth ac uchelgais tymor hwy ar gyfer sut y gallai pethau fod wrth gefnogi gwaith caled newidiol graddol o ddydd i ddydd.

Efallai y bydd rhywfaint o'r ffordd rydyn ni'n ymateb yn darparu patrwm neu brototeip ar gyfer darparu gwasanaeth yn y dyfodol. Er enghraifft, mae ein gwasanaeth yn Glasgow wedi dechrau hwyluso grwpiau cymorth cymheiriaid ar-lein. Sut y gallem adeiladu ar hyn a chreu offer newydd i bobl hunan-drefnu grwpiau cymheiriaid yn eu cymunedau? Sut allwn ni ddarparu seilwaith i grwpiau cymheiriaid a chymunedau adfer dyfu? Sut gallai hyn siapio ein rôl yn y dyfodol?

Mae timau ‘digidol’ yn tueddu i ddod gyda set gyfan o derminoleg a jargon newydd. Gall hyn fod yn wahanol ddulliau neu ffyrdd o weithio, teitlau swyddi neu rolau fel rhan o brosesau ‘ystwyth’, ac ati. Bydd gan unrhyw sefydliad ei ddiwylliannau a'i iaith sefydledig ei hun, a gall fod yn anodd bod ar y naill ochr i'r senario hwn wrth i dimau geisio gweithio gyda'i gilydd a ffitio i mewn.

Fy nghyngor: dewch o hyd i iaith a rennir a nodau cyffredin. Yn ystod yr wythnosau diwethaf, mae ein timau wedi dangos ystwythder, cyflymder a chydweithrediad anhygoel, gan weithio yn yr awyr agored a rhannu syniadau ar gyfryngau cymdeithasol ac yn fewnol i helpu i raddfa a lledaenu’r hyn y mae gwahanol wasanaethau yn ei wneud.

Mae heriau a rennir wedi dod ag aliniad newydd rhwng digidol a gweithrediadau, gan fod pawb yn profi’r un brys a’r un ddealltwriaeth ag y gallwch ei darparu ar gyflymder ac yna’n gwella gwasanaethau ar sail adborth. Mae hyn wedi ein helpu i gyflawni gyda'n gilydd ar gyflymder, er enghraifft cyflwyno archebu apwyntiadau ar-lein mewn ychydig ddyddiau.

Mae hwn yn gyfnod anhygoel o anodd i bawb. Mae'r bobl rydyn ni'n gweithio gyda nhw yn mynd i wynebu risgiau enfawr ac efallai y bydd llawer yn ei chael hi'n anodd cael darpariaethau sylfaenol fel bwyd a lloches. Mae'n anodd iawn gwybod mai dim ond cymaint y gallwn ei wneud.

Pa bynnag mor wych yw ein cefnogaeth ar-lein, bydd pobl yn ei chael hi'n anodd heb gysylltiad corfforol. Mae amseroedd yn mynd i fod yn anodd, bydd arian am fod yn brin, a bydd yr ymbellhau cymdeithasol yn cymryd toll meddwl. Ond gwn hefyd mai yn ystod yr amseroedd caled hyn y mae tosturi, dyfeisgarwch a gwytnwch pobl yn disgleirio a byddwn yn cael ein gwthio i ddychmygu gwahanol ddyfodol posibl ac i gydweithio mewn ffyrdd newydd, a bydd y creadigrwydd hwn yn ein cadw i fynd.

********

Rydyn ni'n dwyn ynghyd yr hyn rydyn ni'n ei ddysgu gan ein deiliaid grant am eu hymateb i'r pandemig coronafeirws. Ewch i'n tudalen Mewnwelediadau COVID-19 i gael y wybodaeth ddiweddaraf.