Beth mae COVID-19 wedi ei ddysgu i ni am dechnoleg a phethau allweddol rydyn ni wedi'u dysgu

Mae Matthew Green, Cyfarwyddwr Technoleg a Data yng Nghronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol, yn myfyrio ar sut y gwnaethom sicrhau cefnogaeth barhaus i'n deiliaid grant trwy'r argyfwng COVID-19.

Pe bai rhywun wedi dweud ar ddechrau'r flwyddyn y byddem yn gweld ein hunain yng nghanol pandemig byd-eang, gyda'n swyddfeydd ar gau, ond yn parhau i sicrhau bod arian hanfodol y Loteri Genedlaethol yn cyrraedd cymunedau sydd mewn argyfwng ledled y DU, ni fyddai llawer ohonynt wedi credu ei fod yn bosibl.

Ond dyma ni heddiw, gyda dros 800 o staff i gyd yn gweithio gartref, yn derbyn, yn dyfarnu ac yn talu grantiau yn llwyddiannus, ar ôl lansio ein hymateb i bandemig COVID-19 i gefnogi cymunedau, a bellach yn dosbarthu £200 miliwn arall o arian grant COVID-19 ar ran y Llywodraeth.

Dyma drosolwg o'r siwrne rydyn ni wedi bod arni a'r hyn rydyn ni wedi'i ddysgu ar hyd y ffordd.

Fe dreulion ni ddwy flynedd yn cyflwyno rhan fawr o'n strategaeth Dechnoleg, gan gyflawni gweledigaeth i alluogi ac arfogi ein holl gydweithwyr â'r dechnoleg sydd ei hangen arnyn nhw i fod yn effeithiol yn eu rolau.

Roeddem eisoes yn defnyddio ystod eang o offer fel Microsoft Teams, Microsoft Surface Pros ac One Drive. Yn ddiweddar roeddem hefyd wedi lansio System Rheoli Grant newydd, sydd wedi ein galluogi i symleiddio ein prosesau rheoli arian grant ac rydym wedi derbyn adborth cadarnhaol gan y rhai sy'n ei ddefnyddio, gan ddweud ei fod yn darparu profiad gwych.

Roeddem wedi gwneud y penderfyniad i ofyn i bawb weithio gartref ddydd Mawrth 17 Mawrth, ar ôl treulio ychydig ddyddiau yn gwneud paratoadau terfynol i rai o'n technolegau y tu ôl i'r llenni.

Anfonwyd e-bost a neges destun at bob aelod o staff yn gofyn iddynt weithio gartref drannoeth a pheidio â dod i mewn i'r swyddfa. Roeddem wedi cynghori cydweithwyr o'r blaen i sicrhau bod ganddynt eu gliniaduron rhag ofn y byddai cau posibl, fel y rhai a welsom mewn gwledydd eraill, yn cael ei orfodi.

Roedd bron pob un o'n cydweithwyr yn gallu gweithio gartref gyda'r un mynediad yn union â systemau ag oedd ganddyn nhw yn y swyddfa. Roedd prosiect i arfogi dyfeisiau symudol i'r ychydig gydweithwyr diwethaf yn y camau cynllunio, a dylai fod wedi cymryd misoedd i'w gwblhau, ond oherwydd ein tîm anhygoel o sêr technolegol, cafodd ei wneud mewn tri diwrnod yn unig.

Pan gyhoeddodd y Prif Weinidog fod yn rhaid i ni weithio gartref os gallwn, roedd pawb eisoes gartref, yn gweithio'n gynhyrchiol, gyda mynediad at ein gilydd a phopeth yr oedd ei angen arnynt.

Byddech chi'n meddwl y byddai gweithio o fwy nag 800 o fyrddau bwyd, ceginau, neu setiau cartref eraill yn golygu ein bod ni'n cyfathrebu llai, ond ni allai hynny fod ymhellach o'r gwir.

Mae'r negeseuon a anfonwn at ein gilydd dros Microsoft Teams wedi mwy na dyblu o 10,000 o negeseuon y dydd cyn COVID-19 i 22,000 y dydd ar ôl y cyfyngiadau.

Mae galwadau trwy Microsoft Teams hefyd wedi cynyddu mewn o 50 y dydd ar gyfartaledd, i 550 y dydd. Er bod cyfarfodydd y byd go iawn yn rhywbeth o'r gorffennol ar hyn o bryd, rydym yn dal i gael 320 o gyfarfodydd rhithiol y dydd, o gymharu â dim ond 30 ychydig wythnosau yn ôl.

Yn ogystal, mae ein pedair llinell gyngor ledled y DU - sy'n darparu'r pwynt cyffwrdd cyntaf hwnnw â darpar ddeiliaid grant - bellach wedi'u sefydlu fwy neu lai, felly gall ymgeiswyr a deiliaid grant barhau i gysylltu â ni.

Rydym hefyd wedi rhithwirio ein llinellau cymorth TG ac AD mewnol ar gyfer cydweithwyr. Ers sefydlu'r canolfannau galwadau rhithiol hyn, rydym wedi derbyn mwy na 120 o alwadau'r dydd.

Er gwaethaf yr anawsterau presennol yn ein bywydau, mae Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol, diolch byth, wedi aros yn gyson, gan ddarparu achubiaeth i gymunedau sy'n brwydro yn erbyn yr heriau presennol, a newydd bellach, sy'n eu hwynebu.

O fewn saith wythnos gyntaf y cyfyngiadau, dosbarthwyd bron i £120 miliwn o arian y Loteri Genedlaethol yn llwyddiannus i dros 4,500 o brosiectau cymunedol ledled y DU. Roedd ein trosglwyddiad i weithio o bell yn llyfn ac nid oedd yn effeithio arnom i gael arian grant cyn gynted â phosibl i elusennau a sefydliadau cymunedol, mawr a bach.

Ni fu arian y Loteri Genedlaethol erioed mor hanfodol. Mae pandemig COVID-19 wedi sbarduno mewnlifiad o grwpiau sy'n ceisio am arian i gefnogi eu cymunedau trwy'r amseroedd anhygoel o anodd hyn. O'i gymharu â'r un amser y llynedd, mae ceisiadau am ein harian wedi cynyddu 55%, tra bod ymweliadau â'n gwefan wedi cynyddu 47%.

Nid yw'n syndod ein bod wedi cael llawer o geisiadau am arian grant lle mae technoleg yn cael ei defnyddio i ddod â phobl ynghyd mewn ffordd ddiogel, anghysbell, ac mae llawer o sefydliadau rydyn ni'n eu hariannu mewn sefyllfa dda i addasu'n gyflym i weithio o bell a symud gwasanaethau hanfodol ar-lein.

Rwy'n falch o'r modd y mae ein sefydliad a'r cymunedau yr ydym yn eu gwasanaethu wedi addasu i oes mor ddigynsail o her a newid. Rwy'n gobeithio y gallwn barhau i harneisio'r gorau o bobl a thechnoleg, wrth inni edrych i'r dyfodol.