Telerau ac Amodau Sylfaenol ar gyfer Camau Cynaliadwy Cymru: Grantiau Gweithredu

  1. Ariannu
  2. Telerau ac Amodau Sylfaenol ar gyfer Camau Cynaliadwy Cymru: Grantiau Gweithredu

Telerau ac Amodau Sylfaenol ar gyfer Camau Cynaliadwy Cymru: Grantiau Gweithredu

Yn y telerau ac amodau hyn, cyfeirir at Gronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol fel “ni”, a chyfeirir at y sefydliad sy’n derbyn y grant fel “chi”. Cyfeirir at y prosiect, digwyddiad neu weithgaredd a ddisgrifir yn eich cais, neu fel y cytunir â ni fel arall, fel “y prosiect”.

1. Drwy dderbyn y grant hwn, rydych chi’n cytuno i:

1.1. dal y grant ar ymddiredaeth i ni a’i ddefnyddio ar gyfer eich prosiect yn unig;

1.2. defnyddio’r grant am gostau sy’n codi ar ôl dyddiad eich llythyr cynnig grant yn unig a dim ond yn ystod tymor y prosiect fel y cytunir â ni;

1.3. dechrau eich prosiect a thynnu rhandaliad cyntaf y grant o fewn chwe mis o lofnodi’r llythyr cynnig grant, oni bai y cytunir â ni fel arall;

1.4. darparu unrhyw wybodaeth ac adroddiadau i ni’n brydlon gan gynnwys y wybodaeth fonitro berthnasol sy’n ofynnol gennym am y prosiect a’i effaith ar eich cymuned, yn ystod y prosiect ac wedi hynny;

1.5. gweithio ag unrhyw drydydd parti y gallem eu contractio neu eu penodi er budd y prosiect a/neu’r rhaglen ariannu hon;

1.6. gofyn am ein caniatâd ysgrifenedig cyn gwneud unrhyw newidiadau arwyddocaol i’ch prosiect neu’r statws; perchnogaeth neu gyfansoddiad eich sefydliad;

1.7. rhoi gwybod i ni’n brydlon am unrhyw broblemau neu oedi sylweddol gyda’ch prosiect neu am unrhyw dwyll, amhriodoldeb, camreoli neu gamddefnyddio arall mewn cysylltiad â’r grant neu unrhyw hawliad cyfreithiol a/neu ymchwiliad sy’n cael ei wneud neu ei fygythio yn eich erbyn, unrhyw aelod o’ch corff llywodraethol, neu unrhyw sefydliad, cyflogai neu wirfoddolwr sy’n gweithio ar y prosiect;

1.8. gweithredu’n gyfreithlon wrth gynnal eich prosiect, yn unol ag arferion gorau a chanllawiau gan eich rheoleiddwyr, a dilyn unrhyw ganllawiau a roddir gennym ni mewn cysylltiad â’r rhaglen neu’r defnydd o’r grant;

1.9. gwella cydraddoldeb cyfleoedd yn unol â’r gyfraith ac unrhyw ganllawiau a roddir gennym ni;

1.10. os yw’r grant ar gyfer cyflog swydd newydd, hysbysebwch y swydd wag yn allanol oni bai y cytunir â ni fel arall, a dylech gynnal proses recriwtio deg ac agored yn unol â’r gyfraith ac unrhyw ganllawiau a roddir gennym ni;

1.11. cydnabod y grant gan ddefnyddio’r logo yn unol â’r canllawiau perthnasol am gydnabod eich grant

1.12. cadw’r grant mewn cyfrif banc neu gymdeithas adeiladu yn y DU, sydd yn enw cyfreithiol y sefydliad sy’n ymgeisio am grant gan Gronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol;

1.13. cadw at ein canllawiau ar am reolaethau ariannol a threfniadau bancio, gan sicrhau nad oes gan un person yr unig gyfrifoldeb am unrhyw drafodyn unigol o’r awdurdodiad, i’r adolygiad a’r cwblhad, ac y rheolir y cyfrif gan o leiaf dau unigolyn digyswllt ac awdurdodedig yn eich sefydliad;

1.14. trin y grant fel arian cyfyngedig yn eich cyfrifon blynyddol gan ddefnyddio’r cyfeiriad “Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol” a’r enw rhaglen “Camau Cynaliadwy Cymru” ac os yw’n ofynnol gennym ni, agorwch gyfrif banc neu gymdeithas adeiladu ddynodedig ar wahân ar gyfer pob grant gennym ni at yr unig ddiben o dderbyn a gweinyddu’r grant hwnnw;

1.15. dychwelyd unrhyw ran o’r grant nad yw’n cael ei ddefnyddio ar gyfer eich prosiect neu nad yw wedi cael ei wario erbyn diwedd y prosiect yn syth, fel y cytunir â ni;

1.16. cydymffurfio â’n polisi diogelu ar gyfer deiliaid grant

1.17. cael polisi a gweithdrefn(au) chwythu’r chwiban ysgrifenedig priodol ar waith, sicrhau bod y polisi a/neu weithdrefnau’n cael eu cyhoeddi’n fewnol a sicrhau bod y staff wedi derbyn hyfforddiant am ei egwyddorion a’i weithrediad. Dylech adolygu a diweddaru eich polisi a gweithdrefnau chwythu’r chwiban bob dwy flynedd o leiaf;

1.18. cydymffurfio â’r holl ddeddfwriaeth diogelu data berthnasol gan gynnwys y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data 2018 (“GDPR”) a Deddf Diogelu Data 2018 a, lle bo hynny’n briodol, byddwch chi’n gofyn am ganiatâd eich buddiolwyr i’n galluogi i dderbyn a phrosesu eu Data Personol mewn cysylltiad â’r prosiect ac er mwyn i ni gysylltu â nhw;

1.19. cadw cofnodion cywir a chynhwysfawr am eich prosiect yn ystod y prosiect ac am saith mlynedd wedi hynny a darparu copïau ar gais i ni o’r cofnodion hynny a thystiolaeth gwario’r grant, fel y derbynebau papur neu electronig gwreiddiol, anfonebau, a chyfriflenni banc;

1.20. mae’n bosibl y byddwn ni’n comisiynu ymchwil a/neu werthusiad o’ch grant. Rydych chi’n cadarnhau y byddwch chi’n cydweithredu ag unrhyw weithgarwch ymchwil neu werthuso yr ydym yn ei gynnal ac yn cadarnhau ymhellach y gallwn ddefnyddio unrhyw ran o’ch cais a/neu wybodaeth prosiect at ddibenion ymchwil neu werthuso;

1.21. caniatáu mynediad rhesymol i ni a/neu’r Rheolydd ac Archwilydd Cyffredinol i archwilio’r prosiect a’r cofnodion grant. Rydych chi’n cytuno y gall fod angen i chi rannu Data Personol perthnasol (fel y diffinnir yn y GDPR) â ni er mwyn cyflawni eich rhwymedigaethau o dan y cymal hwn. Byddwch chi’n eglur am eich rhwymedigaethau o dan y cymal hwn gyda’ch buddiolwyr (Gwrthrychau Data (fel y’u diffinnir yn y GDPR)) ac yn sicrhau bod gennych sail gyfreithiol i rannu unrhyw Ddata Personol perthnasol â ni er mwyn cydymffurfio â’r cymal hwn;

1.22. i ni gyhoeddi a rhannu gwybodaeth amdanoch chi a’ch prosiect gan gynnwys eich enw a lluniau o weithgareddau eich prosiect. Trwy hyn, rydych chi’n rhoi trwydded heb freindal i ni ailgynhyrchu a chyhoeddi unrhyw wybodaeth yr ydych yn ei rhoi i ni mewn unrhyw fformat. Byddwch chi’n rhoi gwybod i ni pan fyddwch chi’n darparu’r wybodaeth os nad oes caniatâd gennych i’w defnyddio at y dibenion hyn; ac

1.23. os yw eich prosiect yn cael ei gynnal yng Nghymru, galluogi pobl i ymgysylltu yn Gymraeg a Saesneg, gan drin y ddwy iaith yn gyfartal. Mae’n rhaid i siaradwyr Cymraeg allu cyrchu gwybodaeth a gwasanaethau’n Gymraeg ac mae’n rhaid cynhyrchu’r holl ddeunydd yn ddwyieithog.

2. Os defnyddir unrhyw ran o’r grant i brynu nwyddau neu wasanaethau, neu i brynu neu ddatblygu eiddo deallusol, gan gostio’n fwy na £10,000, byddwch chi’n:

2.1. cynnal tendr cystadleuol ar gyfer y nwyddau a/neu wasanaethau ac yn cydymffurfio â rheolau caffael y DU a’r UE os yw hynny’n berthnasol i chi;

2.2. defnyddio asedau a brynwyd neu a gafodd eu gwella gan ddefnyddio’r grant ar gyfer y prosiect yn unig a’u cadw’n ddiogel, mewn cyflwr da ac wedi’u hyswirio’n ddigonol am gyfnod y prosiect ac unrhyw gyfnod monitro asedau wedi hynny fel y nodir yn y canllawiau perthnasol;

2.3. diogelu unrhyw hawliau eiddo deallusol a brynwyd neu a ddatblygwyd gan ddefnyddio’r grant a pheidio â manteisio ar yr hawliau hyn yn fasnachol heb ein caniatâd ysgrifenedig blaenorol; a

2.4. gofyn am ein caniatâd ysgrifenedig blaenorol i waredu asedau a brynwyd, a ddatblygwyd neu a gafodd eu gwella gan ddefnyddio’r grant, ac os yw’n ofynnol, talu cyfran o’r elw i ni o’r fath warediad.

3. Rydych chi’n cydnabod bod yr hawl gennym i atal eich grant dros dro neu ei derfynu a/neu ofyn i chi ad-dalu’r grant cyfan, neu ran ohono, a/neu osod amodau ychwanegol yn y sefyllfaoedd canlynol. Mae’n rhaid i chi roi gwybod i ni os yw unrhyw un o’r sefyllfaoedd hyn wedi digwydd neu’n debygol o ddigwydd:

3.1. Rydych chi’n defnyddio’r grant mewn unrhyw ffordd arall heblaw am sut rydym wedi’i gymeradwyo neu’n methu â chydymffurfio ag unrhyw un o’r telerau ac amodau hyn, neu unrhyw amodau ychwanegol a nodir yn ein cynnig grant i chi.

3.2. Rydych chi’n methu â gwneud cynnydd da gyda’ch prosiect neu rydych yn annhebygol yn ein barn ni o gwblhau’r prosiect neu gyflawni’r effeithiau a gytunwyd arnynt gennym ni.

3.3. Mae cyllid cyfatebol ar gyfer y prosiect wedi cael ei dynnu neu rydych chi’n derbyn neu’n methu â datgan unrhyw gyllid dyblyg ar gyfer yr un costau prosiect fel yr ariennir gan y grant.

3.4. Rydych chi’n rhoi gwybodaeth ffug neu gamarweiniol i ni, naill ai wrth ymgeisio neu ar ôl derbyn y grant, yn ymddwyn yn anonest, neu os ydych chi neu unrhyw un sydd ynghlwm â’r prosiect neu eich sefydliad yn cael eu hymchwilio iddynt gennym ni, corff rheoleiddio neu’r heddlu.

3.5. Rydych chi’n gwneud neu’n methu â gwneud unrhyw beth sy’n effeithio ar ein henw da, neu yr ydym yn ystyried ei fod yn rhoi arian cyhoeddus mewn perygl am unrhyw reswm, neu rydym ni’n terfynu neu’n atal unrhyw grant arall yr ydym wedi’i roi i chi dros dro.

3.6. Rydych chi’n mynd at y gweinyddwyr, i ddatodiad, i law’r derbynnydd, i ddirymiad, neu’n debygol o wneud hynny, neu, yn Yr Alban, mae eiddo eich sefydliad wedi cael ei secwestru.

3.7. Rydych chi’n derbyn unrhyw arian grant yn anghywir naill ai o ganlyniad i wall gweinyddol neu fel arall. Mae hyn yn cynnwys pan fyddwch chi’n cael eich talu trwy gamgymeriad cyn i chi gydymffurfio â’ch rhwymedigaethau o dan y telerau ac amodau hyn a’r Llythyr Cynnig. Bydd unrhyw swm, sy’n berthnasol o dan baragraff 3.7, yn ddyledus yn syth. Os ydych chi’n methu â thalu’r swm dyledus hwn yn syth, neu fel y cytunir gennym ni fel arall, bydd y swm yn cael ei adfer yn gryno fel dyled sifil.

4. Rydych chi’n cydnabod:

4.1. drwy dderbyn y grant hwn:

  • 4.1.1. rydych chi’n cydnabod bod y wybodaeth yn eich cais wedi cael ei hawdurdodi gan gorff llywodraethu eich sefydliad;
  • 4.1.2. mae eich sefydliad yn gallu cynnal y prosiect a ddisgrifir yn eich cais; ac
  • 4.1.3. nid yw’r grant yn ystyriaeth ar gyfer unrhyw gyflenwad trethadwy at ddibenion TAW;

4.2. mae’r grant at eich defnydd chi’n unig ac ni allwch rannu na throsglwyddo’r grant (nac unrhyw ran ohono) i unrhyw un arall heblaw bod hynny’n cael ei gymeradwyo gennym ni. Os ydym ni’n cytuno i chi rannu neu drosglwyddo’r grant, chi sy’n gyfrifol am sicrhau bod eich partneriaid a derbynwyr eraill o’r grant yn derbyn ac yn cydymffurfio â’r telerau ac amodau hyn ac yn dilyn unrhyw ganllawiau a roddwyd gennym ni. Os ydyn nhw’n methu â gwneud hyn, mae’n bosibl y byddwn yn arfer ein hawliau yng nghymal 3, gan gynnwys terfynu’r grant a gofyn am ad-daliad. Rhaid i chi ddod i gytundeb sy’n gyfreithiol rwymol gydag unrhyw un yr ydych chi’n rhannu’r grant â nhw a darparu copi i ni ar gais;

4.3. os yw unrhyw ran o’r grant yn cael ei defnyddio i brynu, adeiladu, adnewyddu, ehangu neu addasu adeiladau neu dir neu i brynu neu wella cerbydau neu offer, mae’n rhaid i chi gydymffurfio â’n hamodau grant cyfalaf ychwanegol;

4.4. ni fyddwn ni’n cynyddu’r grant os ydych chi’n gwario mwy na’r gyllideb a gytunwyd arni ar eich prosiect a gallwn ond warantu’r grant cyhyd â bod Reclaim Fund Limited yn sicrhau bod digon o arian ar gael ac yn talu hwn i ni;

4.5. mae’r grant yn dod o arian cyhoeddus ac ni fyddwch yn ei ddefnyddio mewn ffordd nad yw’n cydymffurfio ag ymrwymiadau rheoli cymorthdaliadau rhyngwladol y DU sydd mewn grym o 1 Ionawr 2021. Os yw’r grant yn cael ei dybio’n anghyfreithlon, byddwch chi’n ad-dalu’r swm cyfan yn syth. Os ydych chi’n poeni am ymrwymiadau rheoli cymorthdaliadau, byddwch chi’n ceisio cyngor cyfreithiol annibynnol;

4.6. nid oes gennym unrhyw atebolrwydd am unrhyw gostau neu oblygiadau a geir gennych chi neu drydydd partïon sy’n codi naill ai’n uniongyrchol neu’n anuniongyrchol o’r prosiect, nac o beidio â thalu neu dynnu’r grant, heblaw i’r graddau sy’n ofynnol gan y gyfraith; a

4.7. bydd y telerau ac amodau hyn yn parhau i fod yn berthnasol am (i) un flwyddyn ar ôl talu’r rhandaliad grant diwethaf; neu (ii) tan fod y prosiect wedi cael ei gwblhau; neu (iii) am gyhyd â nad yw’r grant wedi cael ei wario, pa bynnag un sydd hiraf. Bydd cymalau 1.4, 1.11, 1.12, 1.13, 1.14, 1.15, 1.18, 1.19, 1.20, 1.21, 1.22, 2.2, 2.3, 2.4, 4.3, 4.5, 4.6 a 4.7 yn goroesi’r telerau ac amodau hyn yn terfynu neu’n dod i ben.