Rheolaethau ariannol

Beth mae'r Gronfa'n ei olygu wrth reolaethau ariannol a llywodraethu ariannol?

Mae rheolaethau ariannol a llywodraethu ariannol yn golygu'r ffordd y caiff cyllid a chofnodion o drafodion ariannol eich sefydliad eu sefydlu a'u rhedeg. Mae hyn yn cynnwys:

• y gweithdrefnau
• polisïau
• dogfennau
• trefniadau rheoli

ar waith ar gyfer y ffordd rydych yn cyflawni ac yn rheoli cyllid eich sefydliad. Mae'n cynnwys dangos tystiolaeth o'ch gwariant ar gyfer gyflawni'r hyn y mae eich sefydliad yn bwriadu ei wneud.

Gan mai arian cyhoeddus yw eich cyllid grant, rhaid inni sicrhau eich bod yn gallu rhoi tystiolaeth i ni o allu eich sefydliad i reoli arian cyhoeddus yn ddigonol a dangos i ni eich bod wedi gwneud hynny, lle gofynnwn am hyn. Mae'n hanfodol eich bod yn gallu dangos i ni fod gennych lywodraethu ariannol priodol ar waith i sicrhau y gall eich sefydliad reoli a chyflawni'r prosiect rydych am ei ariannu gennym ni yn llwyddiannus (boed yn gyfan gwbl neu'n rhannol).

Ein hamodau grant ar reolaethau ariannol a llywodraethu ariannol

Fel rhan o delerau ac amodau grant y Gronfa, gofynnwn i'ch sefydliad:

• dal y grant mewn cyfrif banc neu gymdeithas adeiladu yn y DU
• sicrhau bod y cyfrif hwn yn enw cyfreithiol eich sefydliad
• sicrhau bod y cyfrif yn cael ei reoli gan o leiaf ddau unigolyn nad ydynt yn gysylltiedig ag yn awdurdodedig yn eich sefydliad
• bod â rheolaethau ariannol effeithiol a phrosesau adolygu fel nad oes gan unrhyw unigolyn unigol, na dau neu fwy o bobl gysylltiedig, gyfrifoldeb llwyr am unrhyw drafodiad unigol o awdurdodiad i adolygu a chwblhau
• cadw cofnodion cywir a llawn am eich prosiect yn ystod y prosiect ac am saith mlynedd wedyn
• rhoi i ni pan fyddwn yn gofyn am gopïau o'r cofnodion hynny a thystiolaeth o wariant y grant, megis derbynebau papur gwreiddiol neu electronig, anfonebau a datganiadau banc
• dilynwch ein canllawiau ar reolaethau ariannol a llywodraethu ariannol

Canllawiau pellach ar reolaethau ariannol a llywodraethu

1. Rhaid i chi sicrhau bod y cyfrif banc neu gymdeithas adeiladu lle rydych yn dal ein cronfeydd grant yn cael ei reoleiddio naill ai gan yr Awdurdod Rheoleiddio Darbodus (PRA) neu gan yr Awdurdod Ymddygiad Ariannol (FCA) a'i fod yn cael ei ddiogelu gan y Cynllun Iawndal Gwasanaethau Ariannol (FSCS).
2. Gwyddom fod sefydliadau'n chwilio am ffyrdd mwy hygyrch o reoli eu harian a gwneud taliadau. Gallai hyn olygu defnyddio cyfrif e-arian. Pan fyddwch yn defnyddio cyfrif e-arian, mae angen i chi sicrhau bod y cyfrif yn cael ei ddiogelu gan Reoliadau Arian Electronig 2011.
3. Mae'n bwysig bod eich sefydliad yn cadw cofnod cyfredol o'r holl drafodion a wneir. Mae hyn yn cynnwys pethau fel derbynebau ac anfonebau ar gyfer yr holl nwyddau a gwasanaethau rydych wedi'u prynu neu eu darparu, manylion unrhyw sieciau a ddefnyddir a chofnodion rhestr gyflogau cywir ar gyfer costau staff, hyd yn oed y rhai sy'n is na £250.
4. Efallai y byddwn yn gofyn i'ch sefydliad am ragor o wybodaeth. Gallai hyn fod yn gais am yr holl ddatganiadau banc sy'n dangos gwariant gan ddefnyddio ein cyllid grant, o'r dyddiad y derbyniwyd yr arian grant i'ch cyfrif banc hyd at y dyddiad y gwariwyd yr arian grant gan eich sefydliad. Mae hyn yn cynnwys unrhyw arian sydd wedi'i symud i gyfrif banc arall. Rhaid i unrhyw gyfrifon banc y symudwyd ein cyllid iddynt fodloni ein gofynion a nodir yn ein telerau ac amodau grant ac yn y canllawiau hyn.
5. Efallai y byddwn yn gofyn i'ch sefydliad ddarparu tystiolaeth bod eich rheolaethau ariannol mewnol a'ch trefniadau bancio yn bodloni ein gofynion ar unrhyw gam o'r grant.
6. Gwyddom y gallai fod yn well gan rai sefydliadau ddefnyddio sieciau fel math o daliad. Os bydd eich sefydliad yn dewis defnyddio sieciau, sicrhewch eich bod yn cadw manylion cywir yr holl sieciau a gyhoeddir, felly os byddwn yn gofyn am dystiolaeth o'ch gwariant, gallwn weld yn glir pwy sy'n cael eu talu a'r hyn y telir amdano.
7. Gwyddom, ar gyfer sefydliadau llai, efallai na fydd proses awdurdodi ariannol lawn bob amser yn ymarferol, ond rydym yn disgwyl, o leiaf, fod ymddiriedolwyr, cyfarwyddwyr neu bwyllgor rheoli eich sefydliad wedi sefydlu prosesau i adolygu trafodion yn rheolaidd a chynnal gwiriadau ar reolaethau ariannol.
8. Rydym yn gwybod y gallai rhai sefydliadau ei chael yn hawdd defnyddio arian parod i dalu am rai gwasanaethau, ond ni ddylech neud alldyniad ariannol neu daliadau arian parod o dros £100 wrth wneud taliadau o'n cyllid grant.
9. Mae gennym hawl o dan ein telerau ac amodau grant i atal neu derfynu'r grant a/neu ei gwneud yn ofynnol i chi ad-dalu'r cyfan neu unrhyw swm o'r grant os byddwch yn rhoi gwybodaeth ffug neu gamarweiniol i ni am y cyfrif banc neu gymdeithas adeiladu sydd gennych a/neu eich llywodraethu ariannol.

Dolenni i ganllawiau allanol:

NCVO knowhow financial management

Canllawiau Rheoli cyllid elusennau