Sut i wneud cwyn

Os ydych am wneud cwyn ynglŷn â’ch cyswllt gyda’n staff, cais am grant rydych wedi ei wneud neu grant rydym wedi ei ddyfarnu, defnyddiwch y canllaw hwn. Mae hwn hefyd yn esbonio’r amgylchiadau na fydd ein proses cwynion yn ymdrin â hwy.

Ni fydd gwneud cwyn yn effeithio ar y gwasanaeth a gewch gennym ni. Felly, os yw eich cwyn ynglŷn â chais ariannu, ni fydd yn effeithio ar eich siawns o gael grant gennym ni yn y dyfodol.

Os oes gennych gwyn am ein gwasanaeth Cymraeg, mae proses ar wahân. Ewch i’r dudalen hon i gael gwybod rhagor am ein safonau Cymraeg neu ffoniwch 0300 123 0735.

Gallwch gwyno os credwch:

• fod camweinyddu wedi digwydd (methiant i gyflawni ein dyletswyddau a’n cyfrifoldebau’n gywir). Er enghraifft, os yr ydym wedi oedi, gwneud camgymeriadau neu fethu a dilyn y gweithdrefnau yn ein proses ymgeisio
• ein bod wedi methu â rhoi mynediad i wybodaeth i chi neu wedi rhoi cyngor neu wybodaeth anghywir i chi
• nad ydym wedi’ch trin yn gwrtais
• ein bod wedi gwahaniaethau yn eich erbyn neu nad ydym wedi’ch trin yn deg.

Os yw eich cwyn ynglŷn â chais ariannu, gallwn adolygu eich cais eto dim ond os:

• ydym yn darganfod nad oeddem wedi dilyn y gweithdrefnau a gyhoeddwyd i asesu eich cais
• ydych yn gallu dangos ein bod wedi camddeall rhan sylweddol o’ch cais
• ydych yn gallu dangos nad oeddem wedi cymryd sylw o wybodaeth berthnasol.

Cais sydd wedi ei wrthod

Efallai y byddwch yn siomedig os yr ydym wedi gwrthod eich cais am ariannu. Fodd bynnag, ni allwch ddefnyddio’r weithdrefn gwynion i apelio yn erbyn ein penderfyniad ar ddyfarnu grant os yr ydym wedi dilyn ein gweithdrefn gwneud penderfyniadau’n gywir.

Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol neu bolisi llywodraeth

Ni allwch gwyno am y polisïau a gyhoeddwyd gennym neu unrhyw un o bolisïau’r llywodraeth trwy’r broses hon. Os oes gennych unrhyw sylwadau am ein polisïau, e-bostiwch ein tîm gwasanaethau i gwsmeriaid neu ffoniwch 0300 123 0735.

Twyll

Peidiwch â defnyddio’r weithdrefn gwynion hon i wneud cwyn os ydych yn amau bod twyll wedi digwydd. Yn hytrach, cysylltwch â’r heddlu neu ein hadran archwilio fewnol. I godi eich pryderon gyda ni, e-bostiwch ein tîm archwilio neu ffoniwch 0800 496 9991.

Pryderon nad ydynt o fewn cwmpas ein proses dyfarnu grantiau

Ni allwch ddefnyddio’r broses gwynion hon i ryngweithio â ni am unrhyw beth sydd y tu hwnt i gwmpas ein prosesau dyfarnu grantiau. E-bostiwch ein tîm gwasanaethau i gwsmeriaid neu ffoniwch 0300 123 0735, a byddwn yn ei drosglwyddo i’r adran gywir i drosoch chi.

Mae tri cham i wneud cwyn:

• Cam Un: Dweud wrthym beth ddigwyddodd
• Cam Dau: Codi’r gwyn gyda’r Prif Weithredwr
• Cam Tri: Cael adolygiad annibynnol gan sefydliad arall

Rydym yn gobeithio y bydd eich cwyn yn cael ei datrys yn y cam cyntaf. Fodd bynnag, os nad ydych yn hapus gydag ein hymateb cyntaf, byddwn yn eich cynghori ac yn eich arwain trwy Gam Dau, ac, os oes angen, Cam Tri.

Cam Un: Dweud wrthym beth ddigwyddodd

Os ydych am wneud cwyn am y gwasanaeth rydych wedi’i dderbyn, cysylltwch â’r swyddfa y gwnaethoch ddelio â nhw mor fuan â phosib i ddweud wrthym beth ddigwyddodd. Os nad oes gennych y manylion cyswllt perthnasol mwyach e-bostiwch ein tîm gwasanaethau i gwsmeriaid neu ffoniwch 0300 123 0735.

Gallwch hefyd ysgrifennu at:

Gwasanaethau i Gwsmeriaid
Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol
2il Lawr
Tŷ Ladywell
Y Drenewydd
Powys
SY16 1JB

Wrth wneud cwyn, dylech nodi’r ffeithiau mor glir â phosib, mewn trefn resymegol. Cofiwch gynnwys manylion a dyddiadau pwysig pryd bynnag fo’n bosib.

Os oes angen unrhyw gymorth arnoch, gallwch gysylltu â’ch swyddfa Cyngor ar Bopeth leol. Ewch i’w gwefan i ddarganfod eich swyddfa leol neu ffoniwch 0300 023 1231.

Os byddwch yn gwneud cwyn, bydd yn gyfrinachol a byddwn yn eich trin gyda pharch. Rydym yn disgwyl i chi drin ein staff yn yr un ffordd.

Ein nod yw datrys cwynion yn gyflym, ac, os yn bosibl, unioni’r sefyllfa.

Pryd fyddaf yn clywed yn ôl?

Byddwn yn cadarnhau ein bod wedi derbyn eich cwyn o fewn tri diwrnod gwaith. Byddwn hefyd yn dweud wrthych sut y gallwch gysylltu â’r person sy’n ymdrin â’ch cwyn a phryd y gallwch ddisgwyl derbyn ymateb.

Byddwch yn derbyn ymateb terfynol i’ch cwyn o fewn 10 niwrnod gwaith. Os na allwn roi ateb llawn o fewn y cyfnod amser hwn, byddwn yn dweud wrthych pam a phryd yr ydych yn debygol o’i dderbyn.

Cam 2: Codi’r gwyn gyda’r Prif Weithredwr

Os nad ydych yn fodlon gyda’r ymateb a dderbynioch yng ngham cyntaf y broses hon, gallwch  e-bostio ein Prif Weithredwr, neu ysgrifennu atynt:

Y Prif Weithredwr
Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol
Society Building
Regents Wharf
8 All Saints Street
London
N1 9RL

Yn eich e-bost neu lythyr, dywedwch wrthym:

• beth ddigwyddodd
• pryd ddigwyddodd
• pwy ddeliodd â chi
• yr hyn yr ydych am i ni ei wneud i unioni’r sefyllfa.

Mae’n rhaid i chi wneud hyn o fewn pedair wythnos o dderbyn ein hymateb i’ch cwyn.

Os na allwch wneud eich cwyn yn ysgrifenedig, ffoniwch ni ar 0300 123 0735.

Cam 3: Cael adolygiad annibynnol gan sefydliad arall

Os nad ydych yn fodlon gydag ymateb ein Prif Weithredwr, mae’n bosibl y gallwch gyfeirio eich cwyn i’r Independent Complaints Reviewer (ICR). Byddwn yn rhoi gwybod i chi os yw hyn yn opsiwn i chi, neu os byddai corff rheoleiddio arall, megis Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, yn fwy priodol i ymdrin â’ch cwyn.

Os mai’r ICR yw’r cam nesaf gorau, byddwn yn eich helpu i gysylltu â nhw i adolygu eich cwyn.

Pwy yw’r ICR?

Mae’r ICR:

• yn sefydliad annibynnol sy’n adolygu cwynion na ellir eu datrys yn fewnol
• yn ymgymryd ag ymchwiliadau i ddeall y ddwy ochr i’r gwyn
• yn rhoi argymhellion annibynnol a diduedd
• yn darparu’r gwasanaeth am ddim.

Beth yw eu proses?

Os ydych am i’r ICR ystyried eich cwyn, cysylltwch â ni o fewn pedair wythnos o dderbyn ymateb ein Prif Weithredwr. Byddwn yn eich helpu i godi’r gwyn gyda nhw, neu’n gofyn i’n Prif Weithredwr i wneud hyn i ddechrau’r broses.

Pan fyddent yn derbyn y gwyn, bydd yr ICR yn asesu ac yn dweud wrthych a fyddent yn ymchwilio. Mae o fewn eu pŵer i benderfynu peidio, a byddent yn rhoi eu rhesymau dros hynny i chi. Ni fyddent yn ystyried y gwyn nes ei bod wedi mynd trwy ein proses gwynion ni yn gyntaf.

Os yw’r ICR yn credu y gellir cyfiawnhau eich cwyn, byddent yn:

• dechrau ymchwiliad diduedd, gan ystyried y ddwy ochr
• darparu adroddiad o’u canfyddiadau o fewn tri mis, yn gynharach fel arfer
• os yw’r gwyn yn cael ei chyfiawnhau, darparu argymhellion am beth i’w wneud a sut i osgoi cwyn debyg yn y dyfodol.

Byddwn yn adolygu’r argymhellion hyn ac fel rheol yn gwneud newidiadau cynted a phosibl. Fodd bynnag, ni all yr ICR awgrymu newidiadau neu roi sylwadau ynghylch ein penderfyniadau ariannu, ein cyfrifoldebau cyfreithiol, na’n polisïau ar ddyfarnu grantiau.

Yr Ombwdsman Seneddol a Gwasanaeth Iechyd (Cymru, Lloegr a Gogledd Iwerddon)

Rôl yr Ombwdsmon Seneddol a Gwasanaeth Iechyd yw ystyried cwynion nad yw cyrff cyhoeddus wedi gweithredu’n briodol neu eu bod wedi darparu gwasanaeth gwael. Maen nhw’n cynnig y gwasanaeth hwn am ddim.

Yn ôl y gyfraith, mae’r Ombwdsmon yn annibynnol o’r Llywodraeth a’r Gwasanaeth Sifil ac mae ganddo bwerau helaeth i ymchwilio. Nid yw’r Ombwdsmon fel arfer yn ymchwilio i gwynion os:

• nad ydynt wedi bod yn destun ein gweithdrefn gwynion yn gyntaf
• oes mwy na blwyddyn wedi mynd heibio ers y tro cyntaf i chi ddod i wybod am achos eich cwyn.

Gall yr Ombwdsmon ystyried yr achosion hynny a gyfeirir atynt gan Aelod Seneddol (AS) yn unig. Felly, bydd angen i chi ’siarad ach AS i godi eich pryder.

I gysylltu â gwasanaeth yr Ombwdsman, ffoniwch 0345 015 4033 neu ysgrifennwch at:

Citygate
Mosley Street
Manchester
M2 3HQ

Gallwch hefyd gael rhagor o wybodaeth ar wefan yr Ombwdsman Seneddol a Gwasanaeth Iechyd.

Adolygiad barnwrol

Mewn adolygiad barnwrol mae barnwr yn archwilio eich cwyn i weld a ydym wedi ymddwyn mewn ffordd anghyfreithlon.

Ni all y barnwr ddatgan bod yn rhaid i ni newid penderfyniad ariannu, ond gall ofyn i ni ailystyried ein penderfyniad.

Gwasanaeth Ymholiadau Cyhoeddus

Os ydych eisiau rhoi sylwadau ar unrhyw un o bolisïau’r llywodraeth ar ddosbarthiad y Loteri, e-bostiwch yr Adran Digidol, Diwylliant, Cyfryngau a Chwaraeon neu ysgrifennwch at:

Yr Adran Digidol, Diwylliant, Cyfryngau a Chwaraeon
100 Parliament Street
London
SW1A 2BQr

Gallwch hefyd gael rhagor o wybodaeth ar wefan yr Adran Digidol, Diwylliant, Cyfryngau a Chwaraeon.

Os byddwch yn defnyddio ein gweithdrefn gwynion, rydych yn cytuno y gallwn ddefnyddio unrhyw wybodaeth bersonol a anfonwch atom at ddibenion sy’n gysylltiedig â’ch cwyn. Mae’n bosib hefyd y byddwn yn rhoi eich gwybodaeth bersonol i bobl a mudiadau eraill os bydd yn rhaid i ni wneud hyn yn ôl y gyfraith neu os ydych wedi rhoi caniatâd i ni.

Cyfle cyfartal

Rydym wedi’n hymrwymo i gyfle cyfartal ac yn cymryd cwynion ynglŷn â gwahaniaethu o ddifri. Mae’n bosib y byddwn yn defnyddio cwynion am wahaniaethu i adolygu ein polisïau a’n gweithdrefnau. Mae hyn er mwyn sicrhau ein bod yn trin pawb yn gyfartal.

Byddwn yn cadw’r holl wybodaeth yn gyfrinachol.

Os oes gennych unrhyw anghenion cyfathrebu penodol, neu os ydych angen gwybodaeth mewn iaith neu fformat arall, e-bostiwch ein tîm gwasanaethau i gwsmeriaid neu ffoniwch 0300 123 0735.

Os ydych yn defnyddio gwasanaeth cyfnewid testun Relay UK, ffoniwch '18001' cyn deialu ein rhif ni.