Withdrawing a grant

Ein nod yw i'n holl grantiau gyflawni'r canlyniadau a fwriedir. Lle nad yw hyn yn bosibl, a chredwn fod telerau ac amodau grant wedi'u torri, rydym yn dilyn gweithdrefn sy'n cynnwys atal taliadau grant.

Os credwn fod y toriad, neu gyfres o achosion llai o dorri amodau, yn ddigon difrifol ac na ellir ei gywiro, efallai y byddwn yn cymryd un neu'r ddau gam canlynol:

• tynnu'n ôl unrhyw arian grant nad ydych wedi'i dderbyn gennym eto
• adennill y cyfan neu rywfaint o'r grant yr ydych eisoes wedi'i gael gennym ni.

Mae'r canllaw hwn yn esbonio'r weithdrefn a ddilynwn wrth ystyried tynnu grant yn ôl, os yw hyn heb gytundeb deiliad y grant.

Byddwn yn gweithio gyda chi i ddelio ag unrhyw heriau sydd gennych wrth ddarparu eich cynlluniau. Dim ond pan fyddwn yn credu y bu problemau gyda'r grant na ellir ei gywiro y byddwn yn ystyried tynnu grant yn ôl. Gallai'r rhesymau dros ystyried tynnu'r grant yn ôl gynnwys y sefyllfaoedd canlynol, ond nid ydynt yn gyfyngedig iddynt:

• mae arian wedi'i wario ar eitemau neu wasanaethau nad ydynt yn ymwneud â'r cais gwreiddiol am grant a/neu nad ydynt wedi'u cymeradwyo gan y Gronfa
• nid yw deiliad grant wedi dychwelyd gwybodaeth rydym wedi gofyn amdani am y grant, fel diweddariadau prosiect neu wybodaeth fonitro
• mae deiliad grant yn rhoi gwybodaeth anwir neu gamarweiniol
• os oes unrhyw un sy'n ymwneud â'r prosiect neu'r sefydliad yn destun ymchwiliad gennym ni, corff rheoleiddio neu'r heddlu
• mae deiliad grant yn methu â chydymffurfio â'r telerau ac amodau a nodir yn y cytundeb grant neu unrhyw delerau ac amodau ychwanegol y mae wedi ymrwymo iddynt
• nid yw prosiect wedi datblygu o fewn amser rhesymol neu efallai na fyddai wedi'i gwblhau
• mae prosiect wedi newid ac nid yw bellach yn bodloni'r gofynion ar gyfer y rhaglen ariannu y dyfarnwyd hi oddi tani.

Gall yr amgylchiadau cychwynnol amrywio yn dibynnu ar eich prosiect a'r achosion penodol o dorri telerau ac amodau'r grant.

Efallai bod eich swyddog ariannu wedi cysylltu â phrif gyswllt y prosiect neu'r sefydliad a/neu aelodau eraill i geisio datrys y mater ar sawl achlysur. Efallai ein bod wedi atal eich taliadau grant dros dro.

Os teimlwn nad yw'r materion a nodwyd wedi'u datrys yn foddhaol, byddwn yn argymell tynnu eich grant yn ôl.

Byddem yn cymryd y camau canlynol:

1. Bydd eich swyddog ariannu yn eich hysbysu bod eich taliadau grant wedi'u hatal. Os byddwch yn gwario rhagor o arian ar eich prosiect o'r dyddiad hwn, bydd ar eich menter eich hun oherwydd efallai y byddwn yn cymryd camau i adennill rhywfaint neu'r cyfan o'r arian rydych wedi'i wario ac atal unrhyw daliadau yn y dyfodol.

2. Byddwn yn ysgrifennu 'Adroddiad Argymhelliad i Dynnu'n ôl' yn esbonio pa delerau ac amodau rydym yn credu eich bod wedi'u torri a pham rydym yn credu y dylid tynnu'r grant yn ôl.

3. Bydd y pennaeth ariannu sy'n gyfrifol am y rhaglen ariannu berthnasol yn adolygu'r wybodaeth a gyflwynir yn yr 'Adroddiad Argymhelliad i Dynnu'n ôl' ac yn penderfynu naill ai adfer y grant neu argymell tynnu'r grant yn ôl.

Ni allwn ddweud wrthych faint o amser y bydd yr adolygiad yn ei gymryd, gan ei fod yn dibynnu ar amgylchiadau'r toriad. Os byddwn yn penderfynu adfer eich grant ar yr adeg yma, byddwn yn dweud wrthych am unrhyw ofynion monitro ychwanegol sydd gennym a phryd y bydd eich taliad grant nesaf yn cael ei wneud.

4. Os byddwn yn penderfynu bwrw ymlaen â'r argymhelliad i dynnu eich grant yn ôl, byddwn yn anfon y canlynol atoch:

• llythyr eglurhaol yn esbonio ein bod yn bwriadu tynnu eich grant yn ôl. Bydd y llythyr yn cynnwys y dyddiad ar gyfer gwrandawiad lle bydd y cadeirydd, y pwyllgor neu'r penderfynwr a ddyfarnodd eich grant yn penderfynu a ddylid adfer neu dynnu eich grant yn ôl.
• 'Adroddiad Argymhelliad i Dynnu'n ôl' yn manylu ar y telerau a'r amodau a dorrwyd yn ein credwn, gan gynnwys tystiolaeth am bob toriad a'r ffyrdd rydym wedi ceisio eu datrys gyda chi.
• copi o delerau ac amodau eich grant yr ydym yn cyfeirio ato yn y llythyr.

Os ydym wedi anfon yr 'Adroddiad Argymhelliad i Dynnu'n ôl' atoch, cewch gyfle i gyflwyno rhagor o wybodaeth neu ymateb i'r sylwadau a godwyd yn yr adroddiad. Bydd y dyddiad cau i chi ymateb yn cael ei nodi yn y llythyr.

5. Bydd yr 'Adroddiad Argymhelliad i Dynnu'n ôl' yn cael ei anfon at y cadeirydd, y pwyllgor neu'r sawl sy'n gwneud penderfyniadau a ddyfarnodd eich grant gydag unrhyw wybodaeth yr ydych wedi'i chyflwyno.

6. Bydd y cadeirydd, y pwyllgor neu'r penderfynwr a ddyfarnodd eich grant yn cyfarfod ar ddyddiad y gwrandawiad ac yn penderfynu ar un o'r opsiynau canlynol:

• gohirio'r penderfyniad terfynol a gofyn am wybodaeth fonitro ychwanegol neu gamau eraill gennych
• adfer y grant gyda neu heb amodau ychwanegol
• tynnu unrhyw grant di-dâl yn ôl, ac argymell a ddylid adennill arian a dalwyd hyd yma yn rhannol neu'n llawn.

7. Bydd penderfyniad y cadeirydd, y pwyllgor neu'r sawl sy'n gwneud y penderfyniad yn seiliedig yn gyfan gwbl ar y dystiolaeth o dorri telerau ac amodau'r grant fel y gwelir yn yr 'Adroddiad Argymhelliad i Dynnu'n ôl' ac atodiadau cysylltiedig.

8. Unwaith y bydd y cadeirydd, y pwyllgor neu'r sawl sy'n gwneud y penderfyniad wedi cadarnhau eu penderfyniad, byddwn yn rhoi gwybod i chi am y canlyniad drwy anfon 'Datganiad Penderfyniad' atoch gyda llythyr eglurhaol sy'n esbonio beth fydd yn digwydd nesaf.

Gallwch ofyn am adolygiad o'r penderfyniad os gallwch ddangos naill ai:

• roedd y ffeithiau y seiliwyd y penderfyniad arnynt yn cynnwys gwall materol ac amlwg, neu
• ni ddilynwyd proses Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol y seiliwyd y penderfyniad arni yn gywir.

Rhaid i chi anfon y cais hwn i'n hadran gyfreithiol i'r cyfeiriad canlynol o fewn 30 diwrnod calendr i ddyddiad y llythyr 'Datganiad Penderfyniad':

Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol/Head of Legal Services
Legal Department
The National Lottery Community Fund
Society Building
Regents Wharf
8 All Saints Street
London
N1 9RL

Neu e-bostio: legal@tnlcommunityfund.org.uk

Gwnewch yn siŵr eich bod yn cynnwys rhif cyfeirnod eich prosiect mewn unrhyw gyfathrebiadau â ni.

Os oes gennych sylwadau neu gwestiynau pellach am y broses a esbonnir yn y ddogfen hon, cysylltwch â'ch swyddog ariannu. Neu gallwch gysylltu â:

I raglenni ariannu Cymru

Llinell ymholiadau: 0300 123 0735

E-bost: cymru@cronfagymunedolylg.org.uk

I'r rhai sydd â nam ar eu clyw neu eu lleferydd:
Cyfnewid testun 18001 plws 0300 123 0735
Gall defnyddwyr BSL gysylltu â ni gan ddefnyddio SignVideo

I raglenni grant Lloegr

Llinell ymholiadau: 0345 4 10 20 30

E-bost: general.enquiries@tnlcommunityfund.org.uk

I'r rhai sydd â nam ar eu clyw neu eu lleferydd:
Cyfnewid testun 18001 plws 0345 4 10 20 30
Gall defnyddwyr BSL gysylltu â ni gan ddefnyddio SignVideo

I raglenni ariannu yr Alban

Llinell ymholiadau: 0300 123 7110

E-bost: advicescotland@tnlcommunityfund.org.uk

I'r rhai sydd â nam ar eu clyw neu eu lleferydd:
Cyfnewid testun 18001 plws 0300 123 7110
Gall defnyddwyr BSL gysylltu â ni gan ddefnyddio contactSCOTLAND-BSL

I raglenni ariannu Gogledd Iwerddon

Llinell ymholiadau: 028 9055 1455

E-bost: enquiries.ni@tnlcommunityfund.org.uk

I'r rhai sydd â nam ar eu clyw neu eu lleferydd:

Cyfnewid testun 18001 plws 028 9055 1431
Gall defnyddwyr BSL gysylltu â ni gan ddefnyddio SignVideo

I brosiectau DU-eang

Llinell ymholiadau: 0345 4 10 20 30

E-bost: UKPortfolioTeam@tnlcommunityfund.org.uk

I'r rhai sydd â nam ar eu clyw neu eu lleferydd:

Cyfnewid testun 18001 plws 0345 4 10 20 30
Gall defnyddwyr BSL gysylltu â ni gan ddefnyddio SignVideo