Hysbysiad preifatrwydd ar gyfer ymgeiswyr am swyddi

Beth yw diben y ddogfen hon?

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio'r mathau o ddata personol a gasglwn gan ymgeiswyr am swyddi a'r sail dros brosesu'r data hwnnw. Nid yw hyn yn ffurfio rhan o unrhyw gontract cyflogaeth neu gontract arall i ddarparu gwasanaethau. Gallwn ddiweddaru'r hysbysiad hwn unrhyw bryd.

Mae Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol yn "rheolydd data". Mae hyn yn golygu ein bod yn gyfrifol am benderfynu sut rydym yn cadw ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol amdanoch chi. Mae'r hysbysiad hwn yn bwysig os ydych yn ymgeisio i weithio gyda ni (ni waeth p'un ai fel cyflogai, gweithiwr neu gontractwr). Mae'n eich gwneud yn ymwybodol o sut a pham y caiff eich data personol ei ddefnyddio, sef at ddibenion yr ymarfer recriwtio ac am faint y caiff ei gadw fel arfer. Mae'n darparu gwybodaeth benodol i chi y mae'n rhaid ei darparu o dan ddeddfwriaeth diogelu data.

Egwyddorion diogelu data

Byddwn yn cydymffurfio â'r gyfraith ac egwyddorion diogelu data, sy'n golygu y bydd eich data'n:

  • Cael ei ddefnyddio'n gyfreithlon, yn deg ac yn dryloyw.
  • Cael ei gywain dim ond at ddibenion dilys yr ydym wedi'u hesbonio'n glir i chi a ddim yn cael ei ddefnyddio mewn unrhyw ffordd nad yw'n gweddu i'r dibenion hynny.
  • Perthnasol i'r dibenion rydym wedi'ch hysbysu amdanynt a dim ond at y dibenion hynny.
  • Cywir ac yn cael ei gadw'n ddiweddar.
  • Cael ei gadw dim ond am gyhyd ag y bydd angen at y dibenion rydym wedi'ch hysbysu amdanynt.
  • Cael ei gadw'n ddiogel.

Y math o wybodaeth a ddaliwn amdanoch chi

Mewn perthynas â'ch cais am gydweithio â ni, byddwn yn cywain, storio ac yn defnyddio'r categorïau gwybodaeth bersonol a ganlyn amdanoch chi.

  • Yr wybodaeth rydych wedi'i darparu i ni yn eich curriculum vitae a llythyr esboniadol.
  • Yr wybodaeth rydych wedi'i darparu yn ein ffurflen gais, gan gynnwys enw, teitl, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost personol, dyddiad geni, rhyw, rhif Yswiriant Gwladol, hanes cyflogaeth, addysg a chymwysterau, sgiliau a phrofiad sy'n berthnasol i'r rôl
  • Manylion cyfweliad gan gynnwys unrhyw wybodaeth a ddarparwch i ni yn ystod cyfweliad, nodiadau cyfwelwyr, dyddiadau ac amserau.
  • Gwybodaeth mewn perthynas â phrofion dethol.
  • Manylion cyswllt ar gyfer geirdaon.

Mae'n bosib hefyd y byddwn yn cywain, storio ac yn defnyddio data personol 'categori arbennig' fel rhan o'r broses recriwtio.

Mae'r wybodaeth rydym yn ei chywain yn cynnwys:

  • Gwybodaeth am eich tarddiad ethnig, rhyw, anabledd, tueddfryd rhywiol a chrefydd neu gred.

Sut y byddwn yn defnyddio gwybodaeth amdanoch chi

Byddwn yn defnyddio'r wybodaeth bersonol rydym yn ei chywain amdanoch i:

  • Asesu eich sgiliau, cymwysterau ac addasrwydd ar gyfer y rôl.
  • Gwneud gwiriadau cefndir a geirda, pan fo'n berthnasol.
  • Cyfathrebu â chi am y broses recriwtio.
  • Cadw cofnodion sy'n gysylltiedig â'n prosesau recriwtio.
  • Cydymffurfio â gofynion cyfreithiol neu reoleiddio.

Y mae o fewn ein buddiannau dilys i benderfynu p'un a fyddwn yn eich apwyntio i rôl ai beidio gan y byddai'n fuddiol i'n busnes i benodi rhywun i'r rôl honno.

Fel corff sector cyhoeddus sy'n gyfrifol am weinyddu a dyrannu grantiau a gweithgareddau cysylltiedig, mae'n bosib hefyd y bydd angen i ni brosesu eich data'n unol â'n buddiannau sefydliadol dilys, er enghraifft er mwyn atal twyll. Mae'r Gronfa'n aelod o CIFAS, gwasanaeth atal twyll y Gronfa, a bydd y Gronfa'n gwirio manylion pob darpar gyflogwr yn erbyn cronfeydd data atal twyll. Os delir gwybodaeth ar y cronfeydd data hynny mae'n bosib y caiff y cynnig swydd ei ddiddymu.

Mae angen i ni brosesu eich gwybodaeth bersonol hefyd i benderfynu p'un a fyddwn yn ymgymryd â chontract cyflogaeth gyda chi ai beidio.

Ar ôl derbyn eich CV a llythyr esboniadol, eich ffurflen gais a chanlyniadau prawf, lle bo'n berthnasol, byddwn wedyn yn prosesu'r wybodaeth honno i benderfynu p'un a ydych yn bodloni'r isafswm gofynion i gyrraedd y rhestr fer ar gyfer y rôl ai beidio. Os byddwch, byddwn yn penderfynu a yw eich cais yn ddigon cryf i'ch gwahodd am gyfweliad. Os byddwn yn penderfynu eich galw am gyfweliad, byddwn yn defnyddio'r wybodaeth a ddarparwch i ni yn y cyfweliad i benderfynu p'un a fyddwn yn cynnig y rôl i chi ai beidio. Os byddwn yn penderfynu cynnig y rôl i chi, byddwn yn gofyn am eirdaon a/neu wiriad twyll CIFAS cyn cadarnhau eich penodiad.

Sut rydym yn defnyddio gwybodaeth sy'n arbennig o sensitif

Rydym yn ymroddedig i recriwtio, cynnal a datblygu gweithlu sy'n adlewyrchu'r cymunedau amrywiol yr ydym yn eu gwasanaethu. Mae'n hanfodol i ni fonitro a dadansoddi'r wybodaeth hon fel y gallwn sicrhau bod ein prosesau AD yn deg ac yn dryloyw, yn hyrwyddo cyfle cyfartal, yn bodloni ein gofynion cyfreithiol o dan ddeddfwriaeth gydraddoldeb, ac nad ydynt yn cael effaith andwyol ar unrhyw grŵp penodol. Ni fydd unrhyw wybodaeth yn cael ei chyhoeddi neu ei defnyddio mewn unrhyw ffordd sy'n galluogi adnabod unrhyw unigolyn.

Byddwn yn gofyn hefyd am unrhyw addasiadau y gallai fod eu hangen er mwyn i ni wneud ein proses recriwtio'n hygyrch.

Os byddwch yn ymgeisio am swydd yng Ngogledd Iwerddon byddwn yn cywain gwybodaeth am gefndir cymunedol yn unol â gofynion Deddf Cyflogaeth Deg Gogledd Iwerddon 1989 ac Adran 75 Deddf Gogledd Iwerddon 1998.

Gwybodaeth am gollfarnau troseddol

Rydym yn rhagweld y byddwn yn prosesu gwybodaeth am gollfarnau troseddol heb eu darfod.

Byddwn yn gofyn i chi ddatgan unrhyw gollfarn droseddol sydd heb ei 'darfod'. Gallai gwybodaeth mewn perthynas â chollfarnau troseddol heb eu darfod fod yn berthnasol wrth benderfynu p'un a fyddwn yn parhau â chais neu'n gwneud/parhau ag unrhyw gynnig cyflogaeth, gan ddibynnu ar y rôl a'r amgylchiadau.

Sut mae eich gwybodaeth bersonol yn cael ei chywain?

Rydym yn cywain gwybodaeth bersonol am ymgeiswyr o'r ffynonellau a ganlyn:

  • Chi, yr ymgeisydd.
  • Ein system tracio ceisiadau ar-lein.
  • Trwy asiantaeth recriwtio.
  • Trwy gronfeydd data atal twyll ar-lein
  • Y canolwyr rydych wedi eu henwi.

Os byddwch yn methu â darparu gwybodaeth bersonol

Os byddwch yn methu â darparu gwybodaeth pan ofynnir amdani, y mae ei hangen er mwyn i ni ystyried eich cais (fel tystiolaeth o gymwysterau neu hanes gwaith), ni fydd modd i ni brosesu'ch cais yn llwyddiannus. Er enghraifft, os bydd angen geirdaon arnom ar gyfer y rôl hon ac rydych yn methu â darparu manylion perthnasol i ni, ni fyddwn yn gallu mynd â'ch cais ymlaen.

Penderfyniadau wedi'u awtomeiddio

Ni fyddwch yn destun penderfyniadau a fydd yn cael effaith arwyddocaol arnoch ar sail penderfyniadau wedi'u awtomeiddio'n unig.

Rhannu data - Pam y byddech o bosib yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol gyda thrydydd partïon?

Mae'n bosib y byddwn yn rhannu'ch data personol gyda mudiadau sy'n ein helpu i weithredu ein gweithgareddau recriwtio. Er enghraifft, mae'n bosib bod gan fudiadau sy'n cefnogi ein meddalwedd a systemau TG fynediad i ddata personol hefyd. Ym mhob achos, ni fyddwn ond yn rhannu'r data personol y mae ei angen i wneud eu gwaith, ac yn gwneud hynny'n amodol ar fesurau diogelwch priodol a ddylunnir i sicrhau bod eich data personol yn parhau'n ddiogel ac yn cael ei ddefnyddio dim ond at y diben a fwriedir.

Diogeledd data

Rydym wedi rhoi mesurau diogeledd priodol ar waith i atal eich data personol rhag cael ei golli'n ddamweiniol, ei ddefnyddio neu ei gyrchu mewn ffordd anawdurdodedig, ei newid neu ei ddatgelu. At hynny, rydym yn cyfyngu'ch mynediad i'ch gwybodaeth bersonol i'r cyflogeion, asiantau, contractwyr a thrydydd partïon eraill sydd ag angen busnes am wybod. Byddant yn prosesu'ch gwybodaeth bersonol dim ond yn unol â'n cyfarwyddiadau ac maent yn destun dyletswydd cyfrinachedd.

Rydym wedi rhoi gweithdrefnau ar waith i ymdrin ag unrhyw dor diogeledd data personol a ddrwgdybir a byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr perthnasol am dor a ddrwgdybir pan fyddwn o dan rwymedigaeth gyfreithiol i wneud hynny.

Cadw data - Am faint y byddwch yn defnyddio fy ngwybodaeth?

Os gwneir cynnig swydd i chi, byddwn yn darparu hysbysiad preifatrwydd pellach i chi a fydd yn esbonio am faint y byddwn yn cadw eich data personol ymgeisydd a sut rydym yn cywain ac yn prosesu data personol o bwynt derbyn y cynnig.

Os na wneir cynnig swydd, byddwn yn cadw eich data personol am hyd at ddwy flynedd ar ôl cwblhau ein proses recriwtio. Rydym yn cadw eich data personol am y cyfnod hwnnw er mwyn i ni ddangos, os ceir honiad cyfreithiol, nad ydym wedi gwahaniaethu yn erbyn ymgeiswyr ar seiliau gwaharddedig a'n bod wedi cynnal yr ymarfer recriwtio mewn ffordd deg a thryloyw. Ar ôl y cyfnod hwn, byddwn yn dinistrio eich gwybodaeth bersonol yn unol â'n polisi cadw data.

Eich hawliau mewn perthynas â gwybodaeth bersonol

O dan amgylchiadau penodol, yn ôl y gyfraith mae gennych hawl i:

  • Ofyn am fynediad i'ch gwybodaeth bersonol (set yr hyn a elwir yn "cais am gyrchu data y gwrthrych"). Mae hyn yn galluogi i chi dderbyn copi o'r wybodaeth bersonol a gadwn amdanoch chi a gwirio ein bod yn ei phrosesu'n gyfreithiol.
  • Gofyn am gywiriad i'r wybodaeth bersonol a gadwn amdanoch chi. Mae hyn yn galluogi chi i sicrhau bod unrhyw wybodaeth anghyflawn neu anghywir a gadwn amdanoch yn cael ei chywiro.
  • Gofyn am ddileu eich gwybodaeth bersonol. Mae hyn yn galluogi i chi ofyn i ni ddileu neu dynnu gwybodaeth bersonol pan nad oes gennym reswm da dros barhau i'w phrosesu. Mae hawl gennych hefyd i ofyn i ni ddileu neu ddiddymu eich gwybodaeth bersonol pan fyddwch wedi gweithredu eich hawl i wrthwynebu i brosesu (gweler isod).
  • Gwrthwynebu prosesu eich gwybodaeth bersonol pan fyddwn yn dibynnu ar fuddiant dilys (neu'r rhai sydd gan drydydd parti) ac mae rhywbeth am eich sefyllfa benodol chi sy'n peri i chi eisiau gwrthwynebu prosesu ar y sail hon.
  • Gofyn am gyfyngiad ar brosesu eich gwybodaeth bersonol. Mae hyn yn galluogi ni i atal prosesu gwybodaeth bersonol amdanoch chi, er enghraifft os ydych eisiau i ni bennu ei chywirdeb neu'r rheswm dros ei phrosesu.
  • Gofyn am drosglwyddo eich gwybodaeth bersonol i barti arall.

Os ydych eisiau adolygu, cadarnhau, cywiro neu ofyn am ddileu eich gwybodaeth bersonol, gwrthwynebu i brosesu eich data personol, neu ofyn i ni drosglwyddo copi o'ch gwybodaeth bersonol i barti arall, cysylltwch â HRTeam@tnlcommunityfund.org.uk

Swyddog diogelu data - Manylion Cyswllt

Rydym wedi penodi swyddog diogelu data i oruchwylio cydymffurfiad â'r hysbysiad preifatrwydd hwn. Os oes gennych unrhyw gwestiynau, ymholiadau neu gwynion, ac i weithredu'ch hawliau data personol, cysylltwch â'r swyddog diogelu data yn y lle cyntaf yn diogelu.data@cronfagymunedolylg.org.uk neu drwy ysgrifennu at y Swyddog Diogelu Data, Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol, 10fed Llawr, Tŷ Helmont, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2DY.

Mae gennych hawl i gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth hefyd - manylion cyswllt isod - sy'n rheoleiddio prosesu data personol.

Gallwch gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ar 0303 123 1113, https://ico.org.uk/global/contact-us/email neu Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, Tŷ Wycliffe, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer SK9 5AF.