Y gwiriadau a wnawn pan fyddwch yn ymgeisio

Fel mudiad sy'n dyrannu arian cyhoeddus, rydym yn cyflawni nifer o wiriadau ar yr wybodaeth a ddarparwch i ni. Mae hyn er mwyn sicrhau bod yr wybodaeth yn gywir ac nad oes unrhyw risgiau sylweddol y gallwn eu hadnabod wrth ddyfarnu grantiau.

Mae’r erthygl hwn yn esbonio:

• y prif feysydd y mae angen i chi sicrhau eu bod yn gywir
• m y gallwn fod â phryderon ynghylch eich hanes blaenorol gyda ni
• yr hyn y gallwch ei ddisgwyl os ydym yn nodi unrhyw bryderon yn y meysydd hyn

Pam ein bod yn gwneud y gwiriadau hyn

Rydym yn credu y dylai pobl arwain ar wella’u cymunedau a bywydau’r bobl sy’n byw ynddynt. Rydym eisiau chwarae ein rhan wrth eich helpu chi i gyflawni’ch uchelgeisiau. I wneud hyn mae angen i ni sicrhau bod y grantiau a ddyfarnwn yn mynd i fudiadau sydd â strwythurau priodol i fanteisio i’r eithaf ar yr arian sydd ar gael gennym ni. Ni fyddwn yn dyfarnu grant nac yn caniatáu i grant cyfredol barhau os byddwn yn adnabod risg ddifrifol na fydd arian cyhoeddus yn cael ei reoli’n briodol.

Yr hyn yr ydym yn ei wirio

Ffurflenni a dogfennau cefnogol

Dylai’r holl wybodaeth a ddarparwch fod yn gywir, yn ddiweddar ac yn cyfateb i wybodaeth arall rydych wedi’i rhoi i ni neu wybodaeth sydd yn y parth cyhoeddus (e.e. cyrff rheoleiddio, eich gwefan eich hun, eich tudalennau cyfryngau cymdeithasol neu chwiliadau rhyngrwyd eraill).

Rhai enghreifftiau o bryderon y gallai fod gennym:

• nid yw gwybodaeth ariannol ar eich ffurflen gais yn cyfateb i’r hyn a ddelir gan eich corff rheoleiddio (Tŷ’r Cwmnïau, y Comisiwn Elusennau etc.)
• nid yw nifer nac enwau’r bobl ar eich pwyllgor neu fwrdd yn cyfateb i’ch gwybodaeth gefnogol neu wybodaeth yn y parth cyhoeddus
• nid yw dyddiad dechrau eich mudiad yn cyfateb i’r wybodaeth gefnogol neu wybodaeth yn y parth cyhoeddus

Dogfennau llywodraethu

Mae’n rhaid i’ch dogfennau llywodraethu (fel cyfansoddiad, memorandwm ac erthyglau cwmni) fod yn ddiweddar, yn gywir, wedi’u llofnodi’n iawn a, lle bo’n briodol, yn cyfateb i ofynion eich corff rheoleiddio.

Rhai enghreifftiau o bryderon y gallai fod gennym:

• nid yw manylion enw eich mudiad, statws cyfreithiol, nifer gofynnol yr ymddiriedolwyr/cyfarwyddwyr, pwerau eich mudiad mewn perthynas â’ch prosiect etc, yn cyfateb i wybodaeth rydych wedi’i rhoi i ni mewn dogfennau eraill.
• nid yw’r manylion yn cyfateb i wybodaeth arall yn y parth cyhoeddus
• mae gwybodaeth arall yn awgrymu nad ydych yn dilyn eich gofynion llywodraethu’ch hun, er enghraifft, eich polisïau ariannol, amlder cyfarfodydd.

Cyfeiriad y mudiad

Mae’n rhaid i gyfeiriad eich mudiad yn eich ffurflen gais ac unrhyw ddogfennau eraill fod yn gyfeiriad cofrestredig cyfredol eich mudiad. Byddwn yn derbyn cyfeiriad cartref ymddiriedolwr neu brif gyswllt dim ond os nad oes swyddfa gan eich mudiad.

Eich hanes gyda ni

Byddwn yn adolygu sut mae eich mudiad wedi rheoli unrhyw grantiau blaenorol gennym ni a hefyd unrhyw geisiadau blaenorol rydym wedi’u derbyn.

Rhai enghreifftiau o bryderon y gallai fod gennym:

• nid yw eich mudiad wedi cydymffurfio ag amodau a thelerau grant yn y gorffennol neu nid oedd wedi ymateb i’n cwestiynau mewn ffordd resymol neu amserol
• rydym yn dal i geisio datrys toriad amodau a thelerau posib gyda grant cyfredol

Pobl sy’n gweithio i’ch mudiad

Mae’n bosib y byddwn yn adnabod pryderon am rywun a enwir fel person cyswllt neu sy’n dal swydd o fewn eich mudiad. Gall y pryderon hyn gael eu codi gan hanes eich mudiad gyda ni, cysylltiadau’r unigolyn â mudiadau eraill sy’n destun pryder neu drwy wybodaeth amdanynt yn y parth cyhoeddus.

Oherwydd y cyfyngiadau o dan ddeddfwriaeth diogelu data, mae’n bosib na fydd modd i ni ddarparu unrhyw wybodaeth i chi am y pryderon hyn neu geisio eu datrys. Rydym yn cyflawni gwiriadau adnabyddiaeth hefyd.

I gael rhagor o wybodaeth am y gwiriadau hyn, gweler ein canllaw i ddadansoddi risg.

Ymddiriedolwyr a thimau rheoli

Byddwn yn gwirio gwybodaeth rydych wedi’i rhoi i ni yn erbyn yr hyn a ddelir gan unrhyw gorff rheoleiddio y mae gennych gysylltiad ag ef.

Cyn ymgeisio, gwnewch yn siŵr fod yr holl wybodaeth gyda chyrff rheoleiddio’n gywir ac yn ddiweddar. Os oes gennych gysylltiad â mwy nag un corff rheoleiddio, mae’n rhaid i’r manylion gyfateb ar draws pob un. Mae hyn yn cynnwys manylion y mudiad, nifer yr ymddiriedolwyr/cyfarwyddwyr, enwau, cyfeiriadau ac unrhyw wybodaeth bersonol arall.

Cyfrifon

Os byddwn yn gofyn amdanynt, byddwn yn gwirio’r wybodaeth yn eich cyfrifon i sicrhau ei bod yn cyfateb i fanylion eraill rydych wedi’u rhoi i ni. Mae’n bosib hefyd y byddwn yn edrych ar eich cyfrifon sy’n hygyrch trwy gyrff rheoleiddio.

Rhai enghreifftiau o bryderon y gallai fod gennym:

• rydych wedi darparu gwybodaeth blwyddyn gyfrifyddu anghywir ar eich ffurflen gais
• nid yw’r wybodaeth ariannol rydych wedi’i darparu’n cyfateb i fanylion mewn mannau eraill
• nid yw lefel y gwaith adolygu a gyflawnir cyn i gyfrifon gael eu cymeradwyo (er enghraifft, archwiliadau annibynnol neu waith archwilio) yn cyfateb i ofynion eich dogfen lywodraethu
• nid yw’r cyfrifon wedi’u paratoi yn unol ag unrhyw ofynion cyfreithiol neu reoleiddio

Cyfriflenni banc

Dylai unrhyw gyfriflenni banc y gofynnwn amdanynt ddangos enw a chyfeiriad eich mudiad. Mae’n rhaid i’r rhain gyfateb i fanylion rydych wedi’u darparu mewn unrhyw ffurflen wedi’i chwblhau neu’r wybodaeth a ddelir mewn mannau eraill yn y parth cyhoeddus.

Dylai eich cyfriflen banc ddangos bod eich cyfrif yn cael ei reoli’n unol â’ch gweithdrefnau ariannol eich hun a gofynion ein rhaglen.

Llofnodeion

Dylai’r sawl a enwir fel pobl gyswllt ar y ffurflen gais (ac unrhyw ffurflen arall) fod yn gwbl ymwybodol o’r cais a’r prosiect. Dylid cynnwys eu henwau cyfreithiol llawn fel y maent yn ymddangos ar ddogfennau adnabyddiaeth (megis pasbortau, dogfennau mewnfudo, trwyddedau gyrru) ac nid enwau eraill y maent, o bosib, yn eu defnyddio. Os yw llofnodion ysgrifenedig wedi’u cynnwys, dylai’r rhain gyfateb i lofnod yr unigolyn hwnnw ar ddogfennau cyfreithiol eraill.

Rhai enghreifftiau o bryderon y gallai fod gennym:

• mae manylion y bobl a enwir yn wahanol mewn gwybodaeth arall rydych wedi’i darparu
• nid yw manylion y bobl a enwir yn cyfateb i wybodaeth arall sydd ar gael yn gyhoeddus, er enghraifft, Tŷ’r Cwmnïau a/ neu’r Comisiwn Elusennau
• mae’r bobl gyswllt a enwir yn gwybod ychydig iawn am y prosiect
• nid yw llofnodion yn debyg i’r rhai ar ddogfennau eraill

Cyfranogiad trydydd partïon

Mae’n rhaid i bob cais fod yn waith y mudiad sy’n ymgeisio am arian grant, ond cydnabyddwn eich bod, o bosib, yn derbyn cyngor a chefnogaeth gan eraill.

Rhai enghreifftiau o bryderon y gallai fod gennym:

• rydym yn nodi nad yw’r mudiad sy’n ymgeisio’n ymwybodol o’r cais na’r prosiect
• mae eich ffurflen gais yn sylweddol debyg i rai eraill rydym wedi’u derbyn

Beth sy’n digwydd os byddwn yn adnabod pryderon?

Os oes gennym unrhyw bryderon, mae’n bosib y byddwn yn cysylltu â chi i geisio eu datrys ond os byddwn yn gwrthod eich cais yn seiliedig ar y gwiriadau hynny, bydd ein llythyr penderfyniad yn disgrifio ein pryderon.

Os na allwn roi cyngor penodol byddwn yn dweud wrthych mewn termau cyffredinol pa feysydd y mae angen i chi eu hadolygu. Gall darparu mwy o wybodaeth leihau effaith y gwiriadau y byddwn yn eu gwneud. Dylech fod yn ymwybodol:

• y byddwn yn rhoi cymaint o wybodaeth â phosib i chi gyda’n penderfyniad
• na fyddwn yn newid ein penderfyniad os yw’n seiliedig ar wybodaeth a roesoch i ni neu o’r parth cyhoeddus
• y gallwch ofyn i ni ailystyried ein penderfyniad os teimlwch fod ein hadborth yn anghywir. Cysylltwch â’r person a enwir yn y llythyr penderfyniad
• ni allwch apelio dim ond oherwydd eich bod yn anghytuno â’n penderfyniad. (Os ydych yn ddeiliad grant, byddwn yn dweud wrthych beth yw ein pryderon ac yn rhoi cyngor i chi ar sut i fynd i’r afael â nhw)

Allwch chi ail ymgeisio?

Gallwch, ond dylech ystyried ein rhesymau dros beidio â derbyn eich cais ar yr achlysur hwn.

Cofiwch:

• fod ein penderfyniad yn annhebygol o fod yn wahanol os nad ydych wedi newid unrhyw beth
• efallai nad yw’r adborth wedi ymdrin â’n holl bryderon. Chi sy’n gyfrifol am adolygu’ch trefniadau llywodraethu gyda’r arweiniad cyn i chi ymgeisio eto
• ei fod yn bosib y bydd ein rhaglenni’n agored dim ond am gyfnod cyfyngedig

Beth ddylwn ei wneud os oes gennyf gwestiynau?

Bydd llythyr y penderfyniad yn cynnwys manylion pwy i siarad â nhw yn y Gronfa. Cysylltwch â’r person a enwir os oes gennych unrhyw gwestiynau ynglŷn â’n penderfyniad.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau ynglŷn â’r ddogfen hon, anfonwch e-bost i’n tîm Ceisiadau Gwybodaeth yn cymru@cronfagymunedolylg.org.uk neu ffoniwch ein tîm cymorth ar 0300 123 0735.