Diogelu data

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio sut a pham rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol.

Mae’n bwysig eich bod yn darllen yr hysbysiad hwn, ynghyd ag unrhyw hysbysiadau preifatrwydd eraill a roddwn i chi pan fyddwn yn casglu eich gwybodaeth.

Mae’r hysbysiad hwn yn rhoi gwybodaeth ychwanegol. Nid yw’n disodli unrhyw hysbysiadau preifatrwydd eraill.

Pwy ydym ni?

Ni yw Cronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol (y Gronfa). Corff cyhoeddus anllywodraethol ydym ni. Mae hyn yn golygu ein bod yn gorff cyhoeddus nad yw’n cael ei reoli’n uniongyrchol gan y llywodraeth. Ein rôl yw rhoi arian i achosion da. Daw’r rhan fwyaf o’n harian o’r Loteri Genedlaethol. Ond daw rhywfaint o leoedd eraill, fel gan y llywodraeth neu o ased segur.

Cysylltwch â ni

Os oes gennych gwestiynau neu angen mwy o wybodaeth gallwch gysylltu â ni.

Os ydych am ofyn am ein defnydd o’ch gwybodaeth bersonol gallwch gysylltu â’n swyddog diogelu data.

E-bost: data.protection@tnlcommunityfund.org.uk

Data protection officer
The National Lottery Community Fund
Apex House, 3 Embassy Drive
Birmingham
B15 1TR

Beth mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ei gwmpasu

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn cwmpasu sut rydym yn delio â’ch gwybodaeth bersonol, gan gynnwys:

• sut rydym yn casglu eich gwybodaeth
• eich hawliau cyfreithiol dros eich gwybodaeth bersonol
• ein rôl wrth trin eich gwybodaeth bersonol
• sut rydym yn diogelu eich gwybodaeth
• enghreifftiau o wybodaeth a gasglwn, sut rydym yn ei defnyddio a pham
• sut i gysylltu â ni

Sut rydym yn casglu eich gwybodaeth

Rydym yn cael y rhan fwyaf o’r wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu’n uniongyrchol gennych chi. Y prif resymau yw pan fyddwch yn:

• gwneud cais am grant neu ddarparu gwybodaeth i ni fel ymgeisydd neu sefydliad a ariennir
• cwblhau arolwg neu gyfweliad rydym wedi’i gynnal, neu rywun wedi’i gynnal ar ein rhan
• danysgrifio i’n rhestr bostio, cylchlythyrau neu ofyn am gyhoeddiad gennym
• cofrestru ar gyfer, mynychu, neu fod wedi mynychu, digwyddiad gyda ni
• cyflwyno cwyn, pryder, ymholiad neu ofyn am wybodaeth gennym
• cysylltu â ni dros y ffôn, drwy e-bost neu’n ysgrifenedig, gan ddarparu manylion cyswllt busnes i chi (neu unrhyw un a gopïwch i’r ohebiaeth)
• rhannu eich manylion cyswllt proffesiynol yn gyhoeddus (er enghraifft ar wefan neu mewn digwyddiad)
• gwneud cais am swydd, secondiad neu benodiad gyda ni (gan gynnwys i’n byrddau, pwyllgorau neu baneli)
• mynychu rhaglen neu brosiect rydym wedi’i ariannu

Rydym hefyd yn cael rhywfaint o wybodaeth bersonol yn anuniongyrchol. Mae hyn yn cynnwys o:

• sefydliadau sy’n gwneud cais am neu’n derbyn ein harian, sy’n rhannu gwybodaeth weithiau am bobl sy’n elwa o’r arian (weithiau’n cael eu galw’n fuddiolwyr)
• dosbarthwyr Loteri Genedlaethol eraill, awdurdodau cyhoeddus, rheoleiddwyr neu asiantaethau gorfodi’r gyfraith
• sefydliadau rydym yn eu contractio i gynnal gwerthusiadau ar gyfer rhaglenni rydym yn eu hariannu
• unrhyw unigolyn sy’n eich crybwyll mewn cwyn neu bryder diogelu

Os gallwn wneud hynny’n deg ac yn rhesymol, byddwn yn cysylltu â chi i roi gwybod ein bod yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol.

Eich hawliau dros eich gwybodaeth bersonol

O dan Y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data’r DU (UK GDPR), mae gennych hawliau dros eich gwybodaeth bersonol. Mae’r rhain yn cynnwys yr hawl i:

• gael mynediad at eich gwybodaeth – gallwch ofyn i ni am gopïau o’ch gwybodaeth bersonol
• ofyn i ni gywiro gwybodaeth – gallwch ofyn i ni gywiro gwybodaeth bersonol rydych yn meddwl sy’n anghywir neu gwblhau gwybodaeth rydych yn meddwl sy’n anghyflawn
• ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth – mewn rhai amgylchiadau, gallwch ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth bersonol
• ofyn i ni gyfyngu ar sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth – mewn rhai amgylchiadau, gallwch ofyn i ni gyfyngu ar sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol
• wrthwynebu sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth – mewn rhai amgylchiadau, gallwch wrthwynebu ein defnydd o’ch gwybodaeth bersonol
• ofyn i ni drosglwyddo eich gwybodaeth – mewn rhai amgylchiadau, gallwch ofyn i ni drosglwyddo’r wybodaeth bersonol a roesoch i sefydliad arall neu i chi

Weithiau rydym yn dibynnu ar eich caniatâd i brosesu eich gwybodaeth bersonol. Yn yr achosion hyn mae gennych yr hawl i dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg.

Gwneud cais i newid sut rydym yn trin eich gwybodaeth bersonol

Os hoffech wneud unrhyw newidiadau i sut rydym yn trin eich gwybodaeth bersonol, gan gynnwys tynnu eich caniatâd yn ôl, cysylltwch â’n swyddog diogelu data.

Gofyn am gopi o'ch gwybodaeth bersonol

Os hoffech gael copi o'r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch chi, rhaid i chi gyflwyno cais am hawliau. Wrth gyflwyno cais, efallai y gofynnir i chi wirio eich hunaniaeth er diogelwch. Fel arfer rydym yn ymateb i geisiadau dilys o fewn 1 mis i'w derbyn.

Gwneud cwyn am sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol

Os hoffech gwyno am y defnydd o'ch gwybodaeth bersonol gan y Gronfa, cysylltwch â'n Swyddog Diogelu Data.

Os nad ydych yn hapus â'n hymateb, mae gennych hawl i gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, y mae ei manylion cyswllt fel a ganlyn:

Ffôn: 0303 123 1113

Adrodd ar-lein: Gwnewch gŵyn am sut mae sefydliad wedi defnyddio eich gwybodaeth bersonol

Ein rôl wrth drin eich gwybodaeth bersonol

Mae'r hysbysiad hwn yn cwmpasu pan mai ni yw'r rheolwr data. Mae hefyd yn cwmpasu pan rydyn ni'n rheolwr ar y cyd neu'n brosesydd.

Ni yw'r rheolwr data ar gyfer y rhan fwyaf o'n gwaith a wnawn fel dosbarthwr y Loteri Genedlaethol. Mae hyn yn cynnwys pan fyddwn yn rhoi arian yn uniongyrchol.

Rydym yn rheolwr ar y cyd pan fyddwn yn gweithio mewn partneriaeth â sefydliad arall. Ac rydyn ni'n brosesydd pan rydyn ni'n gweithio ar ran sefydliad arall.

Gallwch ddod o hyd i ddiffiniadau o reolwr data, cyd-reolwr a phrosesydd ar wefan Gwefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Mae'r mathau o sefydliadau eraill rydyn ni'n gweithio gyda nhw i roi arian yn cynnwys:

• adrannau'r llywodraeth
• llywodraethau datganoledig y DU
• dosbarthwyr eraill y Loteri Genedlaethol

Sut rydym yn diogelu eich gwybodaeth bersonol

Rydyn ni wedi’n hardystio gan Cyber Essentials. Mae hyn yn golygu ein bod wedi cael ein hasesu'n annibynnol gan arbenigwyr diogelwch. Rydym hefyd yn cadw at safonau'r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol i ddiogelu ein holl systemau ac unrhyw ddata rydym yn ei brosesu.

Technolegau neu ryngweithiadau awtomataidd

Ni fydd eich gwybodaeth bersonol yn destun unrhyw benderfyniad awtomataidd.

Trosglwyddo gwybodaeth bersonol dramor

Os bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei throsglwyddo i wlad y tu allan i'r DU neu'r Ardal Economaidd Ewropeaidd, byddwn yn sicrhau ei bod yn cael ei throsglwyddo yn unol â'r polisi hwn ac yn amodol ar fesurau diogelwch priodol.

Byddwn yn sicrhau bod sefydliadau rydyn ni'n rhannu gwybodaeth gyda nhw yn diogelu eich gwybodaeth bersonol i safonau'r DU. Er enghraifft, trwy gynnwys rhwymedigaethau yn ein contractau neu gytundebau gyda nhw, neu wneud yn siŵr eu bod yn tanysgrifio i safonau rhyngwladol.

Os oes angen rhagor o fanylion arnoch am y mesurau diogelu sydd ar waith i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol yn yr amgylchiadau hyn, cysylltwch â'n swyddog diogelu data.

Y rhesymau cyfreithiol a ddefnyddiwn i brosesu eich gwybodaeth

Mae angen rheswm da arnom i gasglu eich gwybodaeth bersonol yn gyfreithlon. Mae'r rhesymau y gallwn eu defnyddio i gasglu eich gwybodaeth yn cael eu gosod gan y gyfraith. Fe'u gelwir yn seiliau cyfreithlon.

Y seiliau cyfreithlon a ddefnyddiwn yw:

• tasg er budd y cyhoedd
• rhwymedigaeth gyfreithiol
• cydsyniad

Pan fyddwn yn prosesu gwybodaeth am gategorïau arbennig, rydym yn gwneud hynny gan ddefnyddio sail gyfreithlon budd cyhoeddus sylweddol (Erthygl 9(g) o’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data’r DU).

Mae gwybodaeth categori arbennig yn wybodaeth bersonol sensitif sydd â diogelwch ychwanegol yn ôl y gyfraith. Mae hyn yn cynnwys pethau fel gwybodaeth am iechyd, ethnigrwydd neu gredoau crefyddol person.

Enghreifftiau o wybodaeth rydyn ni'n ei chasglu, sut rydyn ni'n ei defnyddio, a pham

Mae'r adran hon yn rhoi 4 enghraifft o'r wybodaeth bersonol a gasglwn gennych. Ar gyfer pob enghraifft, byddwn yn esbonio:

• pa wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei casglu a'i phrosesu
• sut rydym yn defnyddio'r wybodaeth
• ein rheswm cyfreithiol (a elwir yn 'sail gyfreithlon') dros ei gasglu
• gyda phwy rydyn ni'n rhannu'r wybodaeth
• am ba mor hir rydyn ni'n cadw eich gwybodaeth

1. Rydych wedi derbyn grant gennym ni, neu rydych chi'n gwneud cais am grant

Gwybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chasglu a'i phrosesu

Rydym yn casglu ac yn prosesu:

• enw
• rhif ffôn
• cyfeiriad e-bost
• dyddiad geni
• cyfeiriad cartref
• cyfeiriad IP (rhif sy'n nodi'r cyfrifiadur neu'r ddyfais rydych chi'n ei ddefnyddio i gael mynediad i'r rhyngrwyd)
• anghenion cyfathrebu

Ar gyfer beth rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth

Rydym yn defnyddio eich gwybodaeth i:

• helpu eich sefydliad i wneud cais am grant ac i asesu eich ceisiadau
• cynnal gwiriadau gan ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol os ydych yn gwneud cais am grant neu’n cael grant
• rheoli a monitro'r grant ac i wirio bod yr arian yn cael ei ddefnyddio'n briodol
• ymchwilio a gwerthuso ein grantiau, i ddeall pa mor dda y mae wedi gweithio a'i effaith. Efallai y bydd canlyniadau ymchwil a gwerthuso yn cael eu cyhoeddi ond ni fyddwn yn cyhoeddi eich gwybodaeth bersonol heb eich caniatâd
• arolygu eich profiad o'r gwasanaethau a ddarperir
• cyfathrebu â chi a rhoi cyngor rheolaidd am eich grant
• cyflwyno ymholiad, cwyn, pryder neu gais am wybodaeth i ni
• anfon eitemau wedi'u brandio atoch i'ch helpu i hyrwyddo'ch prosiect ac i ddadansoddi patrymau archebu

Atal twyll a gwiriadau hunaniaeth

Os byddwch yn gwneud cais am grant neu’n cael grant gennym ni, efallai y byddwn yn cynnal gwiriadau ar eich gwybodaeth bersonol. Gall hyn gynnwys ei rannu gydag asiantaethau atal twyll. Mae'r gwiriadau hyn i helpu i atal twyll a gwyngalchu arian, ac i wirio eich hunaniaeth.

Gall y Gronfa ac asiantaethau atal twyll hefyd ganiatáu i sefydliadau eraill gael mynediad at eich gwybodaeth bersonol a'u defnyddio i ganfod, ymchwilio ac atal troseddu.

Os ydym ni, neu asiantaeth atal twyll, yn canfod eich bod yn peri risg o dwyll neu wyngalchu arian, efallai y byddwn yn gwrthod dyfarnu grant i chi. Ac efallai y byddwn yn tynnu'n ôl arian sydd gennych eisoes.

Gelwir y gwasanaeth atal twyll rydyn ni'n gweithio gyda nhw yn Cifas. Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth yn eu hysbysiadau prosesu teg ar gyfer cronfeydd data Cifas.

Y sail gyfreithlon a ddefnyddiwn i brosesu eich gwybodaeth

Y seiliau cyfreithlon yw:

• tasg er budd y cyhoedd
• rhwymedigaeth gyfreithiol

Gyda phwy rydyn ni'n rhannu eich gwybodaeth

Mae yna wahanol sefydliadau y gallwn rannu eich gwybodaeth gyda nhw. Byddwn yn rhannu'r wybodaeth bersonol angenrheidiol sydd ei hangen iddynt wneud y gwaith y mae angen iddynt ei wneud.

Byddwn yn rhannu eich gwybodaeth gydag APS Group, ein prosesydd dan gontract a fydd yn defnyddio'ch data i brosesu a phostio'ch archeb ar gyfer eitemau wedi'u brandio ar ran y Gronfa.

Partneriaid ariannu

• Adrannau llywodraeth y DU
• llywodraethau datganoledig yn y DU
• dosbarthwyr eraill y Loteri Genedlaethol
• sefydliadau trydydd parti eraill

Dosbarthwyr eraill y Loteri Genedlaethol a gweithredwr y Loteri Genedlaethol

Efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth gyda nhw i helpu i hyrwyddo ariannu’r Loteri Genedlaethol.

Eich AS lleol neu gynrychiolydd etholedig

Efallai y byddwn yn rhannu gwybodaeth gyswllt eich sefydliad gyda'ch AS lleol neu gynrychiolydd etholedig.

Am ba mor hir yr ydym yn cadw eich gwybodaeth

Byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol dim ond cyhyd ag sy'n rhesymol angenrheidiol.

Bydd APS Group yn cadw'ch data am 6 mis i gyflawni'ch archeb ar gyfer eitemau wedi'u brandio.

Deunyddiau wedi'u brandio ar gyfer Lloegr, yr Alban neu Ogledd Iwerddon

Deunyddiau wedi'u brandio ar gyfer Cymru

2. Rydych wedi mynychu prosiect a ariannwyd gennym

Gwybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chasglu a'i phrosesu

Os ydych wedi mynychu prosiect a ariannwyd gennym, efallai y byddwn yn gofyn i chi gymryd rhan mewn gwerthusiad.

• eich enw
• eich oedran
• yr ardal rydych chi'n byw ynddi
• gwybodaeth am eich iechyd, ethnigrwydd, rhyw a rhywioldeb (gwybodaeth am gategorïau arbennig)

Ar gyfer beth rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth

Sut rydym yn defnyddio'ch gwybodaeth i werthuso ein gwaith

Fel arfer, rydyn ni'n dod â sefydliad allanol i werthuso ein grantiau. Maent yn defnyddio eich gwybodaeth i'n helpu i ddeall llwyddiant ac effaith prosiect neu raglen.

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth i hyrwyddo ein grantiau

Rydym yn defnyddio straeon a delweddau personol i hyrwyddo ein gwaith. Byddwn bob amser yn gofyn am eich caniatâd yn gyntaf.

Y sail gyfreithlon a ddefnyddiwn i brosesu eich gwybodaeth

Rydym yn defnyddio 'tasg er budd y cyhoedd' i brosesu gwerthusiadau. Gofynnwn am 'ganiatâd' i brosesu gwybodaeth bersonol ar gyfer gweithgareddau hyrwyddo, gan gynnwys delweddau.

Gyda phwy rydyn ni'n rhannu eich gwybodaeth

Rydym yn rhannu gyda gwerthuswyr, partneriaid ac weithiau'n cyhoeddi data dienw.

Am ba mor hir yr ydym yn cadw eich gwybodaeth

Mae cadw data gwerthuso yn dibynnu ar hysbysiad preifatrwydd y prosiect. Cedwir deunyddiau hyrwyddo am hyd at saith mlynedd.

3. Rydych chi'n rhanddeiliad

Beth yw rhanddeiliad

Gall rhanddeiliad fod yn ffigwr cyhoeddus neu'n gweithio mewn sefydliad rhanddeiliaid sy'n berthnasol i'n gwaith.

Pam rydyn ni'n siarad â rhanddeiliaid ac yn casglu gwybodaeth amdanynt

Mae ein cyfarwyddiadau polisi yn gofyn ein bod yn ymgysylltu'n weithredol â sefydliadau rhanddeiliaid.

Gwybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chasglu a'i phrosesu

• eich teitl, eich enw
• manylion y sefydliad
• teitl y swydd a'r rôl
• manylion bywgraffyddol
• e-bost a ffôn
• presenoldeb mewn digwyddiadau
• hanes cyswllt

Ar gyfer beth rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth

• gwahoddiad i gyfarfodydd/digwyddiadau
• rhannu cyhoeddiadau ac ymgynghoriadau
• cofnodi rhyngweithiadau

Y sail gyfreithlon a ddefnyddiwn i brosesu eich gwybodaeth

• tasg er budd y cyhoedd
• caniatâd

Gyda phwy rydyn ni'n rhannu eich gwybodaeth

Nid ydym yn rhannu data rhanddeiliaid oni bai ei fod yn ofynnol yn ôl y gyfraith.

Am ba mor hir yr ydym yn cadw eich gwybodaeth

Byddwn yn cadw'r wybodaeth yn unig cyhyd ag sy'n rhesymol angenrheidiol.

4. Rydych chi'n aelod o'r cyhoedd

Ar gyfer beth rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth

Efallai y byddwn yn cofnodi eich gwybodaeth bersonol pan fyddwch chi’n:

• cwblhau arolygon
• danysgrifio i gylchlythyrau
• cofrestru neu’n mynychu digwyddiadau
• cyflwyno ymholiad

Mae gwybodaeth bersonol y gallwn ei chasglu a'i phrosesu yn cynnwys:

• enw
• rhif ffôn
• cyfeiriad e-bost
• anghenion cyfathrebu

Y sail gyfreithlon a ddefnyddiwn i brosesu eich gwybodaeth

• tasg er budd y cyhoedd
• rhwymedigaeth gyfreithiol
• caniatâd

Gyda phwy rydyn ni'n rhannu eich gwybodaeth

Yn dibynnu ar yr ymholiad. Gallwn rannu gyda'r llywodraeth neu ddosbarthwyr y Loteri Genedlaethol.

Pa mor hir yr ydym yn cadw eich gwybodaeth

Byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol dim ond cyhyd ag sy'n rhesymol angenrheidiol.

Cwcis y wefan

Sut rydym yn defnyddio cwcis

• helpu'r wefan i weithio'n iawn
• casglu gwybodaeth am ddefnydd
• gwella profiad

Rheoli cwcis

• rhwystro rhai cwcis neu’r cyfan
• cael rhybuddion pan fo cwcis wedi'u gosod

Mathau o gwcis a ddefnyddiwn

• cwcis hanfodol – angenrheidiol er mwyn i'r wefan weithio
• cwcis nad ydynt yn hanfodol – angen eich caniatâd

Am ragor o fanylion darllenwch ein polisi cwcis.

Diweddariadau i'r polisi preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu'r polisi hwn yn rheolaidd ac yn gwneud diweddariadau pan fo angen.